Un modulo W-9 è un documento emesso dall’Internal Revenue Service (IRS) del Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti e viene utilizzato quando una persona o una società deve richiedere un numero di identificazione del contribuente (TIN), richieste di esenzione e certificazioni specifiche da una persona, società, trust o patrimonio negli Stati Uniti Il modulo deve essere compilato e restituito alla persona o società richiedente, che ha utilizzato le informazioni ai fini della dichiarazione dei redditi. Un modulo W-9 non è depositato presso l’IRS. Uno dei casi più comuni in cui viene utilizzato questo modulo è quando una persona ha fornito i propri servizi come appaltatore indipendente o libero professionista e la persona o l’azienda per cui ha lavorato ha bisogno del suo TIN per segnalare i pagamenti al IRS.
Informazioni di base
Questo modulo, che a volte viene scritto erroneamente come modulo W9, richiede innanzitutto informazioni come il nome e l’indirizzo della persona o dell’entità. C’è una sezione in cui è necessario selezionare una casella per indicare quale tipo di persona o entità sta compilando il modulo, ad esempio un trust o una proprietà, un individuo, una società, una partnership o un beneficiario esente. Deve essere indicata anche la classificazione specifica per alcune tipologie di società.
Numero di identificazione del contribuente
La sezione successiva del modulo soddisfa il suo scopo principale, perché è dove la persona fisica o giuridica deve fornire un numero di identificazione del contribuente. Per un individuo, questo di solito è il suo numero di previdenza sociale. Se è uno straniero residente, tuttavia, si tratta del suo numero di identificazione del contribuente individuale (ITIN). Per un’azienda o un’altra entità, il TIN è il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Un unico proprietario che ha un EIN può inserire quel numero o il suo numero di previdenza sociale.
Certificazione
Nella sezione successiva, la persona o l’entità può certificare che determinate cose sono vere. Il primo è che il TIN elencato sia corretto o che sia in corso l’emissione di un nuovo TIN. Il secondo è che la persona fisica o giuridica non è soggetta a ritenuta d’acconto fiscale, sebbene questa linea debba essere barrata se non è vera. Il terzo è che la persona fisica o giuridica è un cittadino statunitense o un altro soggetto statunitense, come definito dall’IRS, compreso uno straniero residente, una società, una proprietà o un tipo specifico di trust. Nella maggior parte dei casi sono quindi necessarie una firma e una data.
Ci sono alcuni casi in cui non è richiesta la firma o in cui il secondo elemento di questa sezione dovrebbe essere cancellato. Il modulo include istruzioni che indicano come compilare correttamente questa sezione. Tra le varie situazioni che hanno istruzioni speciali per questa sezione c’è quando il modulo viene utilizzato ai fini di operazioni immobiliari, interessi o conti di intermediari, interessi ipotecari, cancellazione di debiti o contributi a un conto pensionistico individuale (IRA).
Utilizza
Il richiedente utilizzerà le informazioni raccolte sul modulo W-9 per produrre un modulo 1099. Un 1099 dettaglia il denaro che è stato pagato alla persona o entità durante quell’anno fiscale. Questo modulo viene inviato alla persona o entità e archiviato presso l’IRS. Il richiedente può utilizzare un modulo sostitutivo W-9 se è sostanzialmente simile al modulo emesso dall’IRS. In tal caso, la persona fisica o giuridica è tenuta a compilare il modulo sostitutivo anziché il modulo W-9.
Tasse non trattenute
A differenza del modulo W-4, che i dipendenti utilizzano per autorizzare una ritenuta d’imposta automatica dalle loro buste paga, la compilazione di un modulo W-9 non comporta la trattenuta delle tasse o dei pagamenti della previdenza sociale. Un appaltatore indipendente, ad esempio, è l’unico responsabile per l’intero importo delle imposte sul proprio reddito. Pertanto, i pagamenti effettuati a un appaltatore indipendente non hanno alcun importo trattenuto. Il pagatore riporta su un modulo 1099 quanto è stato pagato durante l’anno e l’appaltatore indipendente deve pagare le tasse.
Altre situazioni
In alcuni casi, una persona o una società potrebbe richiedere la compilazione di un modulo W-9 ma non avrà bisogno di utilizzare le informazioni o di presentare un modulo 1099. Se i pagamenti effettuati durante l’anno fiscale sono stati inferiori a un determinato importo, ad esempio, non è necessario presentare un modulo 1099. Per gli appaltatori indipendenti, l’importo minimo era di $ 600 dollari USA a partire dal 2012. Alcuni tipi di pagamenti sono esenti dalla necessità di essere segnalati anche su un 1099. Istruzioni dettagliate e tutti i moduli sono disponibili sul sito Web dell’IRS.
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