Un libro mastro delle vendite è uno strumento di contabilità utilizzato negli affari per tenere traccia delle vendite effettuate o delle fatture inviate ai clienti. Un libro mastro delle vendite può essere molto semplice o complesso, a seconda delle dimensioni e della natura dell’attività. I registri delle vendite erano un tempo scritti a mano sui quaderni, con varie colonne, ma ora è molto più comune tenere traccia delle spese utilizzando un foglio elettronico o programmi informatici di contabilità, che sono più facili da organizzare, ordinare e modificare se necessario. In genere, questo tipo di libro mastro presenterà un numero di colonne diverse tra cui la data, il numero di fattura, se applicabile, una descrizione del prodotto o del servizio e l’importo ricevuto per esso.
Mantenere un registro completo delle vendite è importante per un’azienda per una serie di motivi. Non solo aiuta a tenere traccia degli utili e delle perdite, ma può aiutare a rivelare le tendenze degli acquisti o altri tipi di dati sulle vendite che possono fornire indizi su campagne pubblicitarie di successo o visualizzazioni di negozi, ad esempio. Inoltre, il libro mastro può essere uno strumento utile per preparare le dichiarazioni dei redditi alla fine dell’anno e può anche essere prezioso per il dettaglio degli utili e delle spese se la società viene mai verificata.
Alcune aziende devono creare un registro delle vendite per i clienti di fatturazione. In questo caso, alcune colonne diverse potrebbero essere utili; la data standard, il numero di fattura e la descrizione del servizio sono generalmente importanti. Anche la data di invio della fattura è preziosa, nonché la data di ricezione del pagamento e l’importo del pagamento. Una descrizione del tipo di pagamento, come assegno, credito o contanti è importante anche ai fini contabili. Un registro delle vendite per le vendite fisiche potrebbe essere leggermente diverso, poiché questi sono generalmente pagati nel punto vendita anziché fatturati in un secondo momento, sebbene i principi contabili generali siano gli stessi.
È generalmente una buona idea aggiornare il registro delle vendite il più frequentemente possibile, almeno una volta al giorno se non con ogni vendita. I programmi software automatizzati del punto vendita potrebbero essere in grado di stampare semplicemente un registro delle vendite alla fine della giornata, il che può semplificare il processo. Altrimenti, le aziende dovrebbero essere sicure di sedersi una volta al giorno e prendere nota delle vendite, quindi bilanciare il libro il più possibile alla fine della settimana. Ciò contribuirà a garantire che non vengano commessi errori costosi.