L’outsourcing contabile è la strategia aziendale di esternalizzazione di una parte o di tutte le funzioni contabili necessarie per mantenere operativa l’attività. Mentre il concetto di esternalizzazione è spesso associato alle piccole e medie imprese, le grandi società possono anche esternalizzare le proprie esigenze contabili a un servizio contabile affidabile. Ci sono una serie di ragioni per cui una società dovrebbe prendere in considerazione l’outsourcing della contabilità, con la maggior parte delle ragioni incentrate sull’utilizzo ottimale delle risorse disponibili per l’azienda.
Per le piccole imprese, la questione del perché potrebbero esternalizzare le funzioni contabili spesso ha a che fare con risorse limitate. Anziché assumere un personale a tempo pieno per gestire funzioni quali la gestione dei crediti e dei debiti, l’elaborazione delle buste paga o il calcolo e il pagamento delle imposte federali e di altre imposte applicabili, il piccolo imprenditore può scegliere di assumere i servizi di una società di contabilità affidabile. Di conseguenza, l’azienda avrà meno stipendi da coprire e meno benefici da pagare, e non dovrà preoccuparsi dell’assenteismo che potrebbe ritardare la registrazione dei pagamenti o ottenere un libro paga in modo tempestivo. Con queste funzioni nelle mani di un affidabile fornitore di servizi di outsourcing contabile, la piccola impresa può utilizzare le proprie risorse per altri compiti importanti, come il miglioramento del processo di produzione o l’attuazione di strategie per aumentare le vendite.
Le medie imprese possono anche scoprire che l’outsourcing contabile è una buona opzione per molte delle stesse ragioni. L’outsourcing significa che l’azienda ha il vantaggio di professionisti della contabilità qualificati senza dover fornire salari e pacchetti di benefici e può reindirizzare le sue risorse ad altri progetti. Allo stesso tempo, un’azienda di medie dimensioni potrebbe scoprire che la scelta di esternalizzare le funzioni contabili riduce anche sostanzialmente le spese per le forniture per ufficio, il che a sua volta aiuta ad aumentare i profitti per l’azienda ogni mese.
Le aziende a volte trovano che l’outsourcing contabile sia utile quando si tratta di mantenere il ritmo veloce che è comune a molte grandi aziende. Impegnarsi con servizi esterni per gestire le funzioni contabili significa che non è necessario impiegare tempo e denaro per assumere e quindi formare personale qualificato. Come bonus, dal momento che i registri contabili sono archiviati in remoto e di solito possono accedere al personale autorizzato quando e quando necessario, l’outsourcing significa che gli agenti e altri possono ottenere rapidamente i dati finanziari di cui hanno bisogno, anche se viaggiano. I vantaggi di questo tipo funzionano bene in un’azienda in cui le persone si impegnano costantemente nel multitasking e hanno bisogno di informazioni aggiornate il più rapidamente possibile.
Le commissioni per l’outsourcing contabile variano a seconda delle esigenze del cliente. Molti servizi offrono pacchetti di contabilità con commissioni forfettarie che coprono un tipo e un numero specifici di transazioni contabili, nonché un programma di addebiti per funzioni aggiuntive che potrebbero essere necessarie di volta in volta. Altri consentono ai clienti di creare pacchetti personalizzati, comprese solo quelle funzioni di cui hanno effettivamente bisogno, addebitando al cliente solo le funzioni selezionate. I pacchetti personalizzati valgono spesso la pena di essere presi in considerazione dalle piccole e medie imprese che desiderano mantenere in casa alcune funzioni, esternalizzando il resto a un partner del fornitore.