Un server fax è un software e hardware che consente a molti utenti di inviare e ricevere documenti tramite un sistema fax centrale. Il software del fax viene eseguito su un computer spesso dedicato all’attività di invio di fax. Il suo hardware include uno o più modem fax collegati a linee telefoniche oa una rete IP (Internet Protocol). I server fax vengono utilizzati per ridurre i costi e migliorare l’efficienza da parte di organizzazioni di tutti i tipi. Alcune persone hanno costruito intere attività commerciali facendo pagare ad altri l’invio, la ricezione e l’archiviazione di fax utilizzando i propri server.
Il software del server fax raccoglie i documenti da inviare via fax da più utenti. Spesso inviati via e-mail o caricati tramite un’interfaccia web, possono essere in uno dei numerosi formati più diffusi. Sono generalmente accettati documenti di testo normale, PDF (Portable Document Format) e comuni software di elaborazione testi. Alcuni server fax consentono inoltre agli utenti di inviare i documenti direttamente a un dispositivo di stampa virtuale. Questo dispositivo trasferisce quindi i documenti al server senza effettivamente stamparli.
Una volta ricevuto dal server fax, ogni documento viene convertito in formato fax e messo in coda per la trasmissione. Uno dei possibili modem fax autonomi o basati su scheda nel computer server trasmette il documento. Al termine, un messaggio di successo o fallimento può essere inviato tramite e-mail, messaggio di testo o altri mezzi all’utente originale.
Un server fax risponde anche alle chiamate fax in arrivo e può confrontarle con un elenco di mittenti di fax “spazzatura” noti. I documenti ricevuti dal server possono essere archiviati in PDF o altri formati comuni. Il server può inviare direttamente un documento tramite posta elettronica o semplicemente notificare a un utente che c’è un fax in attesa.
Rispetto al fax tradizionale, un server fax offre molti vantaggi. Non sono necessarie stampe di documenti, risparmiando carta e toner. I documenti vengono trasmessi non appena un modem fax è libero, piuttosto che quando qualcuno ha il tempo di inviarli via fax a mano. I documenti ricevuti sono disponibili immediatamente e solo dal destinatario previsto. Di solito è necessario un solo server fax per una grande organizzazione, piuttosto che molti singoli fax.
Gli inceppamenti della carta e le pagine saltate non sono più un problema con un server fax. I fax possono essere tracciati e registrati più facilmente, se necessario. Per la manutenzione, un reparto IT (Information Technology) può assumersi la responsabilità di un server in posizione centrale. La funzionalità fax automatica può essere aggiunta o abilitata in altri tipi di software. Un server può anche recapitare un fax a una cassetta postale del sistema di messaggistica unificata invece di inviarlo tramite posta elettronica.
Alcuni server fax sono progettati per inviare e ricevere fax direttamente sulla rete intranet aziendale. Questi utilizzano la tecnologia “fax over IP” dell’International Telecommunication Union (ITU) T.38 invece di una linea telefonica. I servizi di fax Internet spesso forniscono fax e archiviazione di documenti convenienti per i singoli imprenditori. Per un canone mensile, un utente può avere uno o più numeri di fax in diversi prefissi senza linee telefoniche richieste. I fax vengono archiviati su un server e caricati o scaricati come documenti tramite Internet.
Il software del server fax è disponibile per i sistemi operativi più comuni. Il software di base è spesso in bundle con il sistema operativo. Di solito è possibile acquistare software più avanzati da terze parti. Alcuni programmi sono forniti anche da fornitori open source.