Un sistema di gestione del flusso di lavoro è un sistema informatico destinato a creare, mantenere e archiviare informazioni sulle parti del flusso di lavoro. Lo scopo di tale sistema è di aiutare a creare report e altri dati utili che possano migliorare il processo del flusso di lavoro e contribuire a migliorare la produttività enfatizzando le cose che potrebbero spostarsi più rapidamente e le aree in cui l’efficienza potrebbe essere aumentata. La gestione del flusso di lavoro è un concetto abbastanza nuovo nel mondo del lavoro. In sostanza, la gestione del flusso di lavoro è l’idea che gestendo la progressione di dati, documenti, lead e altri elementi relativi al lavoro, il processo di lavoro può essere semplificato e qualsiasi errore all’interno del processo può essere facilmente documentato.
I sistemi di gestione del flusso di lavoro sono utilizzati per una serie di motivi nell’ambiente aziendale odierno. Uno dei motivi principali per un maggiore utilizzo e aderenza a un sistema di gestione del flusso di lavoro è che il sistema può essere utilizzato per tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti. Registrando tutto nel sistema di gestione del flusso di lavoro, se in seguito si presenta un problema, è facile vedere da dove proviene il problema e intraprendere le azioni appropriate. In questo modo, si può confermare che ogni dipendente sta svolgendo il proprio lavoro in modo corretto e tempestivo; i dipendenti possono anche essere ritenuti responsabili per il lavoro che non è stato completato in modo tempestivo o che è stato completato in modo errato.
Un altro uso di un sistema di gestione del flusso di lavoro è di assistere con il processo di assistenza al cliente. I sistemi di gestione del flusso di lavoro utilizzati a tale scopo sono spesso chiamati sistemi di gestione delle relazioni con i clienti o CRM. I CRM aiutano il servizio clienti assicurandosi che gli operatori del servizio clienti abbiano accesso a una documentazione dettagliata di tutto ciò che è stato fatto per aiutare un cliente a presentare un reclamo. Questi sistemi tracciano anche ogni contatto con un cliente in modo che sia possibile trovare la prova di “chi ha parlato con chi” per qualsiasi problema che possa sorgere. I CRM sono utili anche per il marketing ai clienti in qualsiasi momento la società che impiega il CRM lo ritiene opportuno.
Tali sistemi possono anche migliorare la produttività e la produzione negli ambienti di fabbrica. Potendo tracciare il processo di produzione dalla materia prima al prodotto finito utilizzando un sistema di gestione del flusso di lavoro, diventa molto più facile identificare i colli di bottiglia nel ciclo di produzione. Anche l’identificazione di processi inefficienti che causano ritardi o eccessi di lavoro e costi può diventare più semplice. L’utilizzo di un sistema di gestione del flusso di lavoro può quindi essere un ottimo modo per migliorare la produttività, la responsabilità e le relazioni con i clienti in qualsiasi azienda.