Molte organizzazioni si affidano a donazioni di privati e aziende per far fronte alle spese operative, rendendo la relazione tra organizzazione e donatore una priorità significativa. Questi gruppi spesso fanno affidamento sui sistemi di gestione dei donatori per mantenere i contatti con i donatori e massimizzare le donazioni. La gestione dei donatori in genere include l’intero processo di identificazione di un potenziale donatore, persuadendo la prospettiva di effettuare una donazione e quindi incoraggiando il donatore a continuare il suo sostegno finanziario. I gruppi che ricevono un reddito significativo attraverso le donazioni spesso usano i servizi di consulenti o specialisti di raccolta fondi, nonché pacchetti software di gestione dei donatori, per aumentare o mantenere i livelli di contributo. Dall’avvento di Internet, questi pacchetti software sono diventati sempre più sofisticati, offrendo una gamma di funzionalità che, combinate con l’esperienza di un esperto esperto di raccolta fondi, possono aumentare notevolmente la quantità di denaro donata a una causa o organizzazione.
La raccolta di fondi organizzativi può essere un compito enorme, poiché di solito comporta la persuasione di un individuo o di un rappresentante dell’azienda a dare denaro a un gruppo senza l’aspettativa di un rimborso. Sebbene vi sia un enorme fattore umano nella coltivazione dei donatori, poiché il contatto personale con i principali donatori è un elemento cruciale per il successo delle campagne di raccolta fondi, il processo richiede anche una struttura. Una buona gestione dei donatori incorpora un sistema attraverso il quale i contatti con i donatori vengono costantemente monitorati e valutati per consentire lo sviluppo del miglior approccio per trattare con i singoli donatori e incoraggiare i contributi in corso. Questi approcci possono includere l’offerta di incentivi alla donazione, come inviti a eventi, premi impreziositi dal logo dell’organizzazione, nonché altri vantaggi e privilegi per contributi generosi. Inoltre, la gestione dei donatori comporta spesso il riconoscimento pubblico dei donatori nominandoli nelle pubblicazioni del gruppo o includendo il loro nome su un muro di donatori fisici presso la sede dell’organizzazione.
A causa della complessità della gestione di centinaia o addirittura migliaia di relazioni con collaboratori finanziari, molte organizzazioni investono in software di gestione dei donatori. Questi pacchetti software variano in base alle caratteristiche, ma in genere integrano database che includono informazioni sui donatori e una cronologia dei contatti con la capacità di tracciare il modello di donazione di un donatore. Dipendenti e consulenti che sono responsabili della gestione dei donatori possono fare riferimento a queste informazioni quando prendono decisioni su campagne mirate o si impegnano nella comunicazione diretta con i singoli donatori. Altre caratteristiche che sono spesso incluse in questo tipo di software includono funzionalità di gestione dei contatti che consentono ai gruppi di condurre campagne di posta elettronica o di posta diretta o di identificare i momenti migliori per chiamare un donatore al telefono. Alcuni pacchetti includono anche strumenti di raccolta fondi online, come un sistema di back-end che può essere collegato al sito Web dell’organizzazione per incoraggiare le donazioni online.