Una parte interessata del progetto è una parte con un interesse, finanziario o di altro tipo, nello sviluppo e nel risultato di un progetto. Ciò include proprietari di società, utenti finali, membri del team di sviluppo e investitori. Il project manager deve bilanciare le esigenze dei vari stakeholder controllando allo stesso tempo lo sviluppo e la produzione, con l’obiettivo di soddisfare il maggior numero possibile di stakeholder senza compromettere la qualità finale del progetto. Questo può essere un delicato equilibrio in alcune situazioni.
Le parti interessate hanno spesso approcci diversi a un progetto. I proprietari dell’azienda vogliono un progetto che generi profitti, preferibilmente con bassi costi di sviluppo. I membri del team di sviluppo di solito vogliono realizzare il miglior progetto possibile, con particolare attenzione alla qualità e alle caratteristiche. I consumatori e i tester si aspettano un progetto completato che soddisfi le loro esigenze e sia abbastanza flessibile da poter essere utilizzato a lungo termine. Gli investitori vogliono vedere un ritorno sul proprio investimento e possono avere aspettative specifiche sull’ammontare di tale rendimento. Ogni stakeholder del progetto deve essere preso in considerazione al momento di prendere decisioni.
Le parti interessate del progetto esercitano vari gradi di influenza. Gli investitori e i funzionari aziendali possono avere il potere di chiudere un progetto o cambiare radicalmente l’ambito di applicazione se non sono soddisfatti, mentre tester e consumatori hanno input a livello di richiesta di funzionalità e commenti. La loro influenza può essere significativa a lungo termine, poiché il feedback dei focus group e dei tester modella il design e determina chi alla fine acquisterà il progetto. I membri del team di progetto possono determinare la velocità di avanzamento del progetto e cosa succede nelle fasi di sviluppo.
Ogni stakeholder del progetto può avere anche un livello di coinvolgimento diretto. Gli sviluppatori sono i più coinvolti, poiché lavorano al progetto quotidianamente e modellano le funzionalità. Il management può adottare un approccio remoto, consentendo al project manager un alto grado di controllo, oppure i dirigenti potrebbero essere coinvolti da vicino. Un investitore che funge da stakeholder del progetto è spesso tenuto a distanza per ridurre i conflitti, ma può aspettarsi rapporti periodici e fornire feedback, come la minaccia di ritirare il finanziamento se non le piace la direzione dello sviluppo del progetto.
Il livello di interesse personale può anche variare con ogni stakeholder del progetto. Per i membri del team di sviluppo, le loro carriere possono essere in linea, soprattutto con un grande progetto. Gli investitori possono avere fondi ingenti nel progetto o solo una piccola parte. In una piccola azienda, i grandi progetti possono consumare risorse significative, rendendole una parte critica delle operazioni dell’azienda, mentre le grandi aziende possono avere gruppi di progetti relativamente piccoli che non faranno o spezzeranno la società con le loro attività. Per i consumatori finali, un progetto potrebbe essere molto importante; i pazienti in attesa di reni artificiali, ad esempio, hanno un alto livello di interesse.