Un ufficio senza carta è un ambiente di lavoro che opera con la maggior parte o tutti i suoi documenti in forma digitale, memorizzati elettronicamente e facilmente accessibili. Si basa sull’idea che molte delle funzioni precedentemente basate su carta degli uffici tradizionali sono state digitalizzate. Quando i computer sono diventati onnipresenti nell’ambiente di lavoro occidentale, gli opinion leader hanno iniziato a immaginare un luogo di lavoro in cui condurre gli affari in modo digitale non solo avrebbe semplificato il processo aziendale, ma avrebbe anche eliminato in gran parte la necessità di carta.
L’idea alla base dell’ufficio senza carta è che, nella maggior parte dei casi e nella maggior parte dei settori, i documenti non devono essere stampati. I contratti, ad esempio, possono essere creati in un ufficio, inviati via e-mail alle parti e firmati elettronicamente, con ciascuna parte fornita una copia certificata del documento firmato. I progetti possono essere archiviati e accessibili online, con i progressi della costruzione monitorati digitalmente. I ristoranti possono semplificare le loro operazioni e ridurre al minimo gli errori digitalizzando i loro sistemi di ordinazione degli alimenti. La maggior parte delle aziende effettua almeno alcune delle proprie transazioni finanziarie elettronicamente.
Oltre a ridurre semplicemente il volume di carta sul posto di lavoro, un vantaggio significativo della digitalizzazione dei documenti è che la versione più recente è immediatamente disponibile per tutti. L’accesso a informazioni accurate e aggiornate è particolarmente cruciale nell’assistenza sanitaria, dove i registri dei pazienti sono stati tradizionalmente conservati in file cartacei in varie località. Il potenziale di errore è notevole quando dipende da tali file. Alcuni pazienti, tuttavia, trasportano i loro dati medici pertinenti su un dispositivo di archiviazione digitale che viene aggiornato ogni volta che visitano un operatore sanitario. Questi dispositivi, rispecchiati da registrazioni conservate in un database centrale, rappresentano un importante contributo per ridurre la dipendenza degli operatori sanitari dalla carta e la vulnerabilità ai problemi ad essa associati.
Rispetto ai record digitalizzati, la carta presenta molti inconvenienti. I documenti cartacei richiedono una notevole quantità di tempo per la gestione del personale: la creazione di documenti, quindi la loro memorizzazione e il loro recupero. La corrispondenza aggiunge un altro livello di tempo e denaro alla gestione della carta. I documenti cartacei devono anche essere archiviati, in ordine alfabetico o per data di creazione, e l’unico modo per recuperare un documento cartaceo è sapere come è stato archiviato. Inoltre, i manager sono profondamente consapevoli del fatto che un documento errato è spesso un documento perso.
Uno degli ostacoli più significativi all’ufficio senza carta è il fattore umano, ovvero la maggior parte delle aziende è stata tradizionalmente orientata alla carta ed è difficile cambiare le vecchie abitudini. Ad esempio, molti documenti elettronici vengono spesso stampati e archiviati semplicemente come una questione di routine. Inoltre, la crescente raffinatezza e capacità delle stampanti e delle fotocopiatrici rende possibile la stampa di documenti di qualità precedentemente disponibili solo da stampanti commerciali, ma a una frazione del loro costo. Ciò ha portato a una frenesia di stampa mondiale; dal momento in cui l’ufficio senza carta è stato articolato per la prima volta fino al 2000, si stima che la produzione globale di documenti cartacei di ogni tipo sia raddoppiata. Da allora, tuttavia, l’output si è stabilizzato e successivamente ha iniziato a diminuire.
L’implementazione di uffici senza carta potrebbe produrre vantaggi ambientali desiderabili. La produzione di carta contribuisce sia alla deforestazione che all’inquinamento, oltre alla produzione di gas a effetto serra che si dice esacerbino il riscaldamento globale. Inoltre, gli inchiostri utilizzati nella produzione dei documenti stessi possono contenere componenti dannosi che, in volume, hanno anche un impatto negativo sull’ambiente.
Molti archivi possono essere digitalizzati e le aziende che implementano programmi senza carta includono la scansione di documenti cartacei esistenti come parte di tali programmi. Molte aziende hanno scoperto di aver archiviato molti documenti cartacei di cui non hanno bisogno, come copie di estratti conto mensili inviati ai clienti. Oltre a ridurre il volume dei documenti cartacei archiviati, le organizzazioni che hanno subito programmi di digitalizzazione sono state in grado di ridedicare lo spazio a scopi diversi dalla memorizzazione dei documenti.