Il valore amministrativo ? la valutazione dell’importanza di un record aziendale per le operazioni quotidiane. I registri considerati di valore amministrativo vengono archiviati o utilizzati regolarmente nella conduzione degli affari. Questa categorizzazione dei documenti aziendali determina la politica di conservazione dei documenti di un’azienda e pu? avere implicazioni legali in una variet? di circostanze, ad esempio in risposta a una richiesta di accertamento durante un contenzioso o ai sensi di un controllo fiscale.
I registri aziendali sono la linfa vitale delle operazioni. La traccia cartacea delle transazioni ? il modo in cui un’azienda soddisfa i propri obblighi governativi per dimostrare la conformit? con la legge. Le aziende sono tenute a documentare le vendite per comprovare il pagamento delle imposte sul reddito, nonch? le registrazioni dello status dei dipendenti per dimostrare l’idoneit? al lavoro e comprovare le ore lavorate. Le politiche e le procedure sono in genere impegnate nella carta, che crea una registrazione storica del cambiamento delle politiche nel tempo.
Questi requisiti, insieme alle esigenze interne e agli standard del settore, significano che ogni record prodotto da un’azienda deve essere valutato per il suo valore amministrativo. Una societ? determina se il record ? qualcosa che deve o deve essere conservato per un certo periodo di tempo o se pu? essere distrutto senza conseguenze. Le aziende pi? grandi stabiliranno in genere una politica di conservazione dei documenti che aiuta i dipendenti a determinare il valore dei documenti in modo che i tipi di documenti aziendali conservati siano uniformi in tutta l’azienda.
Le aziende pi? piccole raramente progettano una politica formale di conservazione dei documenti, ma la determinazione del valore amministrativo non ? meno importante in un ambiente di piccole dimensioni. Una tenuta dei registri inadeguata pu? far fallire qualsiasi azienda. Ad esempio, una societ? che stipula contratti per servizi in genere fornisce al cliente il diritto di controllare i propri registri delle attivit? dell’account. Se non vengono conservati registri amministrativi adeguati, il cliente pu? fare causa per un ritorno dei pagamenti effettuati. In un ambiente di vendita al dettaglio, la difesa efficace di una causa legale pu? dipendere dalle politiche e dalle procedure scritte che i dipendenti hanno ricevuto nell’ambito della loro formazione professionale iniziale.
Il valore amministrativo svolge anche un ruolo in un contesto pubblico a fini di supervisione e storici. Il pubblico ha in genere un interesse per le operazioni quotidiane di funzionari e uffici governativi, e alcuni paesi hanno leggi che autorizzano il pubblico ad accedere ai documenti governativi, come il Freedom of Information Act negli Stati Uniti. Una valutazione del valore amministrativo spesso determina quali documenti devono essere conservati e quali possono essere distrutti nel rispetto della legge. Senza questa enfasi sul valore di alcuni documenti aziendali, gran parte della storia transazionale di imprese, agenzie e organizzazioni andrebbe persa.