Una chiamata in teleconferenza è un metodo di riunione utilizzato negli affari quando tutti o alcuni dei partecipanti alla riunione si trovano in luoghi fisici diversi. A ciascun partecipante a una chiamata di teleconferenza verrà probabilmente chiesto di collegarsi a una posizione centrale, su un numero telefonico di conferenza preimpostato e gratuito o semplicemente su un numero all’interno dell’azienda. Questo tipo di incontro di teleconferenza sta diventando sempre più comune ora che il telelavoro è una pratica popolare, così come tra le aziende con varie sedi nazionali o internazionali.
C’è molta flessibilità associata a una chiamata di teleconferenza. Ad esempio, ogni partecipante alla chiamata rimane nella propria scrivania senza dover passare la giornata in una sala conferenze. Inoltre, la chiamata può essere pianificata in base al programma di tutti, anche se questo può essere leggermente più complicato se i partecipanti alla riunione vivono in fusi orari diversi.
In genere, una chiamata in conferenza come questa avviene al telefono, senza alcun tempo faccia a faccia, ma alcune aziende potrebbero avere webcam o software per riunioni installati sui computer dei propri dipendenti. Ciò può consentire alcune comunicazioni faccia a faccia o almeno consentire a tutti di visualizzare la stessa schermata sul computer. In generale, una riunione di teleconferenza inizierà semplicemente quando tutti hanno chiamato. Di solito ci sarà un leader della chiamata che arriva prima di tutti gli altri e che può aiutare a fare le presentazioni quando arrivano gli altri.
Il leader quindi gestirà generalmente la chiamata in teleconferenza, sollevando singoli punti di discussione e questioni che devono essere discusse. Lui o lei dovrebbe anche incoraggiare tutti a parlare e fare domande se qualcuno sembra in silenzio o sembra essere distratto dalla chiamata; cioè controllando la posta elettronica. Se la chiamata di teleconferenza dura più di un’ora o due, è il capo che dovrebbe dichiarare che ci sarà una breve pausa dalla chiamata affinché le persone visitino il bagno o bevano qualcosa.
Sebbene alcuni ritengano che una chiamata in teleconferenza sia meno efficace e realizzi meno di una riunione tradizionale, non c’è dubbio che sia meno costosa e più conveniente per le aziende. Se le chiamate di teleconferenza sono mantenute relativamente piccole e tutti sono in grado di essere coinvolti e interessati alla chiamata, possono fare abbastanza. Potrebbe essere utile avere una struttura pianificata, con diversi oratori e presentatori durante la chiamata per evitare la noia, così come far annunciare a tutti il proprio nome prima di iniziare a parlare per evitare confusione, che può far perdere interesse alle persone.