Le copie conformi sono copie esatte di un documento preparato quando non ? possibile duplicare semplicemente una copia del documento originale. In sostanza, ci? rende la copia conforme una ricostruzione dell’originale. Per essere questo tipo di copia, il documento deve includere tutti gli elementi dell’originale, senza cambiamenti nella formulazione o nella struttura, non importa quanto piccoli o insignificanti possano apparire i cambiamenti.
Una copia conforme pu? essere utilizzata in diverse occasioni. I sistemi giudiziari consentono l’uso di tali documenti e spesso li usano per scopi di archiviazione. In questo caso, la copia viene digitata e costruita esattamente come l’originale. Inoltre, nel documento verranno incluse anche eventuali annotazioni scritte a mano sui margini. Un impiegato del tribunale confronter? la copia con l’originale per garantire che tutti gli aspetti dei due documenti siano uguali, comprese eventuali date. Se la firma di un giudice appare sull’originale, il giudice pu? firmare anche la copia conforme o il nome del giudice pu? essere digitato e datato nei campi appropriati. Una volta completato il confronto e l’impiegato determina che i documenti sono speculari l’uno con l’altro, la copia viene timbrata e viene assegnata una data di deposito.
Anche le aziende fanno uso di questo formato. Questo ? spesso il caso in cui pi? dipartimenti hanno bisogno di accedere a contratti e altri documenti importanti. I documenti firmati originali sono generalmente conservati in un luogo sicuro, mentre una o pi? copie conformi sono rese disponibili per l’uso generale tra i diversi dipartimenti all’interno dell’organizzazione. Questo approccio assicura che sia sempre disponibile una copia del documento firmato originale, ma consente un ampio accesso ai termini e alle condizioni di un determinato documento a coloro che necessitano di tali informazioni per assistere i clienti o altrimenti svolgere le proprie attivit? lavorative.
La stessa persona che ? stata firmataria del documento originale pu? firmare una copia conforme. Se ci? non ? possibile o pratico, il nome della persona pu? essere inserito nel campo della firma. Allo stesso modo, ? possibile certificare o autenticare una copia conforme. Tuttavia, questa azione ? generalmente considerata non necessaria.