Una divisione di approvvigionamento è un dipartimento o una sezione che ha la responsabilità di acquisire i beni e servizi necessari necessari per gestire una società o un comune. Al fine di adempiere a questa responsabilità, alla divisione viene generalmente concessa l’autorità di negoziare contratti con i fornitori, limitare gli importi di acquisto e generare ordini di acquisto per soddisfare le richieste approvate. Una divisione di approvvigionamento può anche essere autorizzata a emettere richieste di proposte (RFP) al fine di identificare i migliori fornitori per un particolare bene o servizio. Grazie alle comunicazioni moderne, esistono numerosi eccellenti sistemi di e-procurement che possono aiutare una divisione nella funzione quotidiana di ordinare, tracciare e ricevere quei beni e servizi.
Uno dei principali vantaggi di una divisione acquisti è che la centralizzazione della funzione di acquisizione consente di standardizzare le procedure di acquisto. Ciò può spesso portare a un migliore controllo del processo contabile, dal momento che tutto l’ordinamento viene effettuato attraverso un organo centrale, piuttosto che ogni dipartimento o divisione dell’azienda o altra entità che ordina beni e servizi per conto proprio. Con l’approvvigionamento che si svolge attraverso una pipeline, è molto più facile tenere traccia delle spese e tenerle entro limiti ragionevoli.
Un altro vantaggio per la divisione acquisti è la capacità di effettuare acquisti in volume su articoli necessari in più dipartimenti. Ad esempio, i sistemi di approvvigionamento in grado di tenere traccia dell’uso delle forniture per ufficio in tutti i dipartimenti possono aiutare a determinare quante risme di carta sono necessarie per mantenere operativa l’azienda entro un determinato periodo di tempo. Utilizzando questi dati, le persone impegnate nell’acquisizione degli appalti possono di solito comandare un prezzo unitario inferiore effettuando un singolo ordine di grandi dimensioni con un fornitore, risparmiando così i soldi dell’azienda. Ciò sarebbe difficile da realizzare senza una sorta di processo centrale di acquisto.
Non è insolito che una divisione di approvvigionamento inviti anche i venditori a partecipare a una procedura di offerta per il business dell’azienda. Ciò significa che la divisione ha la capacità di avviare e supervisionare contratti di appalto che bloccano tariffe speciali per vari beni e servizi, almeno per un determinato periodo di tempo. La divisione può utilizzare questo modello come parte dell’approvvigionamento delle forniture, o anche dell’approvvigionamento delle costruzioni se l’azienda o il comune è impegnato in un progetto di costruzione.
In generale, i programmi di approvvigionamento sono strutturati per operare con integrità e onestà. Esistono normalmente una serie di controlli e di equilibri integrati nel sistema per rendere più difficile eludere le procedure stabilite o per le persone che lavorano all’interno della divisione di ricevere un compenso speciale in cambio di un contratto con il fornitore. Come per qualsiasi dipartimento o divisione che si occupa di finanze di qualsiasi tipo, una divisione di approvvigionamento viene verificata su base regolare, normalmente almeno una volta all’anno. Questo aiuta a garantire che le procedure vengano seguite e che tutte le transazioni siano condotte in modo legale ed etico.