Quando scrivi una lettera commerciale, dovresti usare un tono colloquiale e una formattazione corretta e dovresti essere breve. Pianifica la tua lettera prima di scrivere elencando le principali aree o argomenti da includere, nonché eventuali incidenti o dettagli specifici. Quindi determinare un ordine logico in cui affrontare i problemi. Fai brevemente riferimento a qualsiasi corrispondenza o conversazione precedente nel primo paragrafo, quindi vai direttamente allo scopo della lettera commerciale. Indicare chiaramente qualsiasi azione di follow-up nel paragrafo finale.
tono
Usa un tono piacevole, specialmente se la lettera commerciale contiene un’azione negativa o una risposta negativa. Indica apprezzamento per come il destinatario ti ha aiutato, se applicabile. Nel paragrafo finale, ringrazia il destinatario per il suo tempo, considerazione o impegno. Senza essere troppo personale, cerca di usare un tono amichevole e compassionevole per le lettere commerciali. Se tu o la tua azienda avete commesso un errore, siate sinceri nell’ammettere la colpa.
Per evitare la tendenza a scrivere in modo troppo formale in una lettera commerciale, usa contrazioni come quelle comunemente usate nel parlare. Inoltre, includi pronomi personali – come “io”, “noi” e “nostro” – invece di scelte più formali come “l’azienda”. Sii conciso. Ad esempio, invece di scrivere “Riceviamo la tua corrispondenza relativa a …” scrivi semplicemente “Abbiamo ricevuto …”. Frasi molto formali sono più appropriate in alcuni tipi di documenti legali o corrispondenza che in semplici lettere commerciali.
Formato
Utilizzare il formato corretto per una lettera commerciale. Lo stile del blocco è il più semplice. In una lettera in stile blocco, tutte le parti iniziano sul margine sinistro, senza rientranze.
Ordine dei componenti principali
Se usi la carta intestata con la tua azienda o il nome personale stampato in alto, non è necessario digitare il tuo nome e indirizzo. Se non si utilizza la carta intestata, digitare l’indirizzo nella parte superiore della pagina. Dovresti evitare l’uso di cartoleria fantasia o carta colorata per la maggior parte delle lettere commerciali.
Circa da 3 a 10 righe dopo il tuo indirizzo o sotto la stampa della carta intestata, digita la data e assicurati di scrivere il mese. Quattro righe sotto la data, digitare l’indirizzo interno. L’indirizzo interno contiene il nome completo, l’indirizzo, la città e il codice postale del destinatario, ciascuno su una riga separata. Lascia una riga vuota tra l’ultima riga dell’indirizzo e il saluto. Il saluto è generalmente nel formato “Dear Mr. Smith” o “Dear Mrs. Jones” – usando il cognome effettivo del destinatario invece di questi esempi, ovviamente – seguito da due punti.
Una singola riga vuota separa ogni paragrafo nella lettera. Digita una chiusura, ad esempio “Cordiali saluti” o “Saluti”. Usa una virgola dopo la chiusura.
Lasciando tre o quattro righe vuote per una firma, digita il tuo nome. Inserisci il tuo titolo professionale, se lo desideri, sotto il tuo nome. Se includi allegati o allegati nella tua lettera commerciale, digita la parola appropriata – “Allegato” o “Allegato” – dopo una riga vuota sotto il nome o il titolo digitato.
Correzione di bozze
Controlla la tua lettera commerciale dopo averla scritta per verificare che tutto sia corretto e completo, comprese tutte le date e gli importi monetari. Correggi la lettera per errori tipografici o grammaticali. Chiedi a qualcun altro di leggere la tua lettera prima di inviarla e non dimenticare di firmare la lettera con una penna blu o nera.