Una lettera di vettura viene talvolta definita come polizza di carico. Tale documento viene comunemente utilizzato nel settore marittimo. Il suo scopo principale è fornire informazioni su una spedizione. Può anche fungere da ricevuta per il pagamento o la prestazione di servizi di spedizione. Tali documenti vengono comunemente utilizzati per spedizioni su strada, nave o aereo.
Quando una persona prevede di spedire qualcosa, generalmente avrà bisogno di una lettera di vettura. Questo è di solito reso disponibile dallo spedizioniere come modulo cartaceo o può essere reso disponibile online come modulo elettronico. Nella maggior parte dei casi, sarà compilato dallo spedizioniere.
Il tipo di informazioni richieste su una lettera di vettura può variare a seconda della compagnia di spedizioni e dei mezzi di spedizione. Ci sono alcune informazioni, tuttavia, che sono standard. Per cominciare, di solito sono richiesti dettagli sullo spedizioniere. Questi possono includere il suo nome, indirizzo e numero di telefono.
Lo spedizioniere può avere la possibilità di scegliere tra diversi metodi di spedizione. Ad esempio, un’azienda può offrire opzioni tra servizi standard e accelerati. Potrebbe essere in grado di scegliere tra consegna via terra o aerea. Tale modulo può anche offrire allo spedizioniere la possibilità di servizi aggiuntivi, come la conferma di consegna via e-mail o la consegna firmata.
Una volta che lo spedizioniere ha indicato tutte le sue preferenze di spedizione, potrebbe esserci uno spazio in cui un agente della compagnia di spedizioni indicherà il costo del servizio e se è stato pagato. Se le spese di spedizione sono a carico del destinatario, ciò può essere indicato.
Per ricevere il pacchetto, tuttavia, è necessario identificare il destinatario. Alcune aziende consentono a un’azienda di essere nominata come destinatario su una lettera di vettura. Altri richiedono il nome di una persona specifica, anche quando viene fornito il nome di una società. Anche l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail del destinatario sono comunemente richiesti.
Quando una lettera di vettura è in formato cartaceo, generalmente ha più copie. Uno può essere trattenuto dall’agente che ritira o accetta il pacco. Una seconda copia viene generalmente consegnata allo spedizioniere. Un’altra copia è spesso allegata alla spedizione. Questa copia dovrebbe infine diventare proprietà del destinatario. Una quarta copia può essere presa dall’agente aziendale che completa la consegna.
Molte lettere di vettura contengono codici di tracciamento. Ciò consente di monitorare l’avanzamento della spedizione. È inoltre comune che i termini e le condizioni di spedizione siano elencati sul retro di ciascuna copia della lettera di vettura.