Una politica di spesa è un piano d’azione logico e organizzato che viene utilizzato per determinare la modalità di spesa delle risorse disponibili. Una politica di questo tipo viene spesso utilizzata dai governi e dalle imprese e aiuta il processo di controllo della spesa. Lo sviluppo di una politica di spesa praticabile è cruciale per il funzionamento continuo di un’azienda, poiché aiuta a garantire che i beni e i servizi necessari per operare siano a portata di mano e che il denaro non venga sprecato in cose non essenziali.
Quando si mette insieme una politica di spesa aziendale, è importante identificare non solo quale tipo di spesa è necessaria per l’operazione in corso, ma anche dare la priorità a tali spese in modo che i beni vengano acquistati in modo tempestivo. Ciò comporta numerosi vantaggi per l’azienda. Pianificando la spesa secondo specifiche linee guida di acquisto, è possibile mantenere gli inventari entro limiti ragionevoli ed evitare di pagare le tasse sui beni che rimangono in giacenza per lunghi periodi di tempo. Inoltre, l’istituzione di regole di spesa che controllano il processo di spesa significherà che le risorse sono a portata di mano per far fronte a problemi imprevisti, piuttosto che essere vincolate all’inventario esistente.
Scrivere una politica di spesa è molto simile a scrivere un budget, in quanto è necessario determinare i tipi di acquisti necessari, quando tali acquisti dovrebbero aver luogo e le quantità che possono essere consentite con l’acquisto di ciascun bene o servizio. Molte aziende gestiscono un dipartimento acquisti che si occupa di assicurare che la politica di spesa sia rispettata. Ciò si traduce spesso in una struttura in cui i dipartimenti inviano le richieste per i beni necessari per la revisione da parte di un agente acquisti. L’agente valuta la richiesta e, se approvato, assegna un ordine d’acquisto alla richiesta e autorizza il posizionamento dell’ordine. Questo approccio semplifica l’elaborazione dei pagamenti ai fornitori e il monitoraggio di tali spese alla luce del budget stabilito per ciascun dipartimento all’interno della struttura aziendale.
Nella migliore delle ipotesi, una politica di spesa consente a un’impresa di fare un uso più prudente delle proprie risorse finanziarie, determinando in definitiva la produzione di beni e servizi che vengono venduti ai clienti e generano entrate. Quando una politica di spesa è incompleta o scadente
definito, le possibilità di mantenere le spese entro limiti ragionevoli e di aumentare i profitti dell’azienda sono diminuite in modo significativo, a volte al punto da far fallire l’azienda.