Ogni anno, il governo degli Stati Uniti, insieme a fondazioni private e società pubbliche, offre miliardi di dollari in finanziamenti a individui e organizzazioni da utilizzare per progetti specifici. Questo finanziamento, che prende il nome di sovvenzione, non richiede alcun rimborso fintanto che viene utilizzato per finanziare il progetto per il quale è stato assegnato. Le sovvenzioni possono essere concesse a individui, società senza scopo di lucro o senza scopo di lucro, organizzazioni di beneficenza o strutture educative. Per ricevere una sovvenzione, tuttavia, il potenziale beneficiario deve presentare una richiesta formale all’organizzazione. Questa richiesta è chiamata proposta di sovvenzione.
Le proposte di finanziamento possono essere presentate in vari modi. Alcune organizzazioni forniscono un modulo di domanda, mentre altre richiedono che il richiedente presenti un documento scritto, chiamato proposta completa. I requisiti per completare la proposta sono normalmente enunciati in una richiesta di proposta (RFP).
La preparazione di una proposta di sovvenzione di successo generalmente implica il seguire un processo standard. Una volta che le parti interessate, spesso indicate come parti interessate, hanno determinato che la sovvenzione soddisferà le esigenze dell’agenzia o dell’organizzazione, l’autore o l’amministratore della sovvenzione dovrebbe rivedere la richiesta di offerta. Un’attenzione specifica dovrebbe essere prestata alla formattazione, al conteggio delle pagine e a tutti i componenti necessari per la qualificazione. La persona responsabile della stesura della proposta dovrebbe quindi preparare uno schema o un foglio di formato standard che deve essere seguito da tutti coloro che sono coinvolti nel processo di scrittura.
Normalmente, una proposta di sovvenzione è costituita da alcuni componenti dell’insieme. È quasi sempre necessaria una lettera di accompagnamento e, sebbene debba essere concisa, dovrebbe anche riassumere correttamente il documento. La lettera di presentazione dovrebbe includere informazioni sul richiedente, su come verrà utilizzato il denaro e informazioni salienti sul motivo per cui il richiedente è idoneo per il finanziamento.
All’interno del corpo della proposta di sovvenzione, il richiedente deve fornire una valutazione delle esigenze dell’agenzia e quindi indirizzare gli obiettivi specifici che l’agenzia spera di raggiungere con tale finanziamento. Deve inoltre essere fornita una descrizione dettagliata del programma proposto. Questo piano illustrerà in dettaglio come verrà utilizzato il denaro e includerà una tempistica per il raggiungimento degli obiettivi dichiarati. Il documento deve anche descrivere i mezzi con cui sarà misurato il raggiungimento di questi obiettivi.
Una proposta di sovvenzione di solito offre dettagli sulle qualifiche del richiedente, tra cui biografie del personale chiave, riepiloghi delle prestazioni passate e una panoramica dello stato finanziario dell’agenzia. Spesso è richiesto anche un budget preliminare. Infine, dovrebbe essere presentata una sezione riassuntiva, incapsulando i punti chiave e fornendo una rapida panoramica del programma proposto. Se l’RFP lo consente, un’appendice può essere utilizzata per la documentazione di supporto, biografie complete o altre informazioni pertinenti che aiuteranno a sostenere il caso del premio.
Negli ultimi anni, è diventata una pratica standard per le agenzie di finanziamento richiedere una breve lettera di richiesta ai potenziali richiedenti prima che venga presentata una proposta di sovvenzione completa. Questo aiuta a eliminare quei candidati i cui obiettivi non corrispondono alla missione dei concedenti. Questo processo impedisce anche alle agenzie di spendere molto tempo e denaro per mettere insieme proposte complete di denaro per le quali non sono qualificate o non sono in grado di utilizzare appieno.
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