Una fattura dell’ordine d’acquisto ? un documento utilizzato nelle transazioni commerciali. Il nome di questo documento deriva dal fatto che ? incluso un numero di ordine di acquisto. Questo numero verr? quindi utilizzato per tutta la durata della transazione. ? possibile disporre di numerose fatture dell’ordine d’acquisto tra un acquirente e un venditore in qualsiasi momento. Tale documento pu? essere utilizzato per beni o servizi.
Perch? un contratto sia legale ci deve essere un’offerta e un’accettazione. Lo scambio di denaro e merci tra un acquirente e un fornitore ? un contratto. In una situazione del genere, la fattura dell’ordine d’acquisto pu? essere vista come un’offerta poich? l’acquirente esprime la volont? di acquistare un determinato importo di determinati beni a un determinato prezzo. Il fornitore accetta eseguendo l’ordine, emettendo una fattura e ricevendo il pagamento.
Una fattura di ordine di acquisto generalmente contiene numerose informazioni. L’acquirente deve essere chiaramente identificato, inclusi i suoi dati di contatto. Inoltre, di solito ? disponibile uno spazio per l’indirizzo di spedizione poich? le aziende possono avere pi? di un luogo di attivit?. Il numero dell’ordine di acquisto ? un’informazione molto importante che si trova normalmente nella parte superiore del documento.
La persona che effettua l’ordine deve essere elencata nella fattura. Sono generalmente inclusi termini speciali che si applicano alla transazione. L’ordine deve essere accuratamente delineato includendo i nomi degli articoli o servizi, la quantit?, i numeri di sku e i prezzi. L’acquirente pu? anche calcolare tasse, spese di spedizione e gestione e altri costi.
Una fattura dell’ordine d’acquisto pu? proteggere sia l’acquirente che il venditore. Per conto dell’acquirente, ci sono prove che ha richiesto un certo numero di prodotti specifici e si aspettava di pagare un prezzo specificato. Se il venditore fornisce altri prodotti o servizi o cerca di aumentare il prezzo, l’acquirente avr? un documento che registra la sua offerta originale. Il venditore ? protetto perch? senza tale documento l’acquirente potrebbe richiedere merci e quindi rifiutarsi di accettarle o pagarle.
Numerose fatture di ordini di acquisto possono esistere perch? un acquirente pu? effettuare nuovi ordini prima che vengano eseguiti gli ordini precedenti. Ad esempio, supponiamo che la manutenzione di Charlie abbia un contratto per sostituire un tetto. Charlie pu? utilizzare una fattura dell’ordine d’acquisto per richiedere le forniture per il lavoro. Pi? tardi quel giorno, la manutenzione di Charlie potrebbe ottenere un altro contratto per riparare un molo. Le forniture necessarie per questo lavoro verrebbero probabilmente inserite in un’altra fattura dell’ordine d’acquisto.
Ci? evidenzia l’importanza del numero dell’ordine d’acquisto. Ogni volta che le due parti comunicano, questo numero verr? generalmente utilizzato per eliminare la confusione. Ci? include quando vengono fatte domande sullo stato dell’ordine, quando vengono inviate le comunicazioni di backorder e quando vengono emesse le fatture.