Una ricevuta di affitto è un documento che registra il pagamento dell’affitto per un determinato periodo di tempo. Il proprietario è responsabile dell’emissione e della conservazione di una copia nei suoi registri da tenere a disposizione in caso di controversia. Gli inquilini devono conservare le ricevute dell’affitto in un luogo sicuro. Se un locatore non rilascia regolarmente le ricevute, gli inquilini possono richiederle.
La ricevuta dell’affitto indica che il proprietario ha ricevuto l’affitto e può essere una prova se un proprietario tenta di affermare che l’affitto non è stato pagato. Il documento deve includere la data, l’importo, il nome del destinatario e il nome dell’inquilino. Se ci sono circostanze particolari, come la riduzione di un mese di affitto, dovrebbero essere indicate chiaramente sulla ricevuta. Questo può essere importante anche in futuro, poiché l’inquilino può produrre il documento per mostrare come e perché una cronologia dei pagamenti contiene voci insolite.
I proprietari possono utilizzare un registro delle ricevute con documenti numerati e copie carbone per sicurezza. Ciò impedisce agli inquilini di falsificare le ricevute, poiché il proprietario può vedere a colpo d’occhio se il documento corrisponde ai record. Se è fuori servizio o la copia nel libretto delle ricevute con il numero corrispondente è per qualcos’altro, il documento non è valido. Anche le ricevute scritte a mano sono un’opzione, ma forniscono meno sicurezza, poiché saranno più facili da falsificare per gli inquilini.
In alcune situazioni, un assegno annullato può fungere da ricevuta di affitto. Gli inquilini dovrebbero utilizzare la riga del promemoria sui loro assegni per annotare a cosa serve l’assegno, annotando il periodo di tempo coperto e l’indirizzo. L’assegno annullato mostrerà che l’affitto è stato pagato e quando. Indicherà anche che il proprietario deve aver ricevuto il denaro, a meno che non ci sia stato un problema in banca o l’assegno sia stato rubato prima che il proprietario avesse l’opportunità di depositarlo, nel qual caso è una questione per la banca, non per l’inquilino .
In caso di controversia sull’affitto, una ricevuta dell’affitto può essere utile per fornire la prova del pagamento completo. Il documento è necessario anche per gli affittuari che intendono presentare reclami fiscali. Le aziende, ad esempio, possono detrarre l’affitto come spesa correlata all’attività, ma hanno bisogno di documentazione per le autorità fiscali. Le ricevute possono essere utili anche nel caso in cui sia necessario impugnare decisioni su aiuti finanziari o sussidi governativi, per mostrare quanto denaro il richiedente spende per l’affitto. Le informazioni su una ricevuta di affitto possono essere importanti per determinare l’ammissibilità.
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