Spesso definita RFC, una richiesta di capacità è una strategia che consente alle aziende e ad altri tipi di organizzazioni di invitare i venditori a presentare proposte di prodotti che l’azienda è interessata ad acquisire. In generale, la richiesta di capacità illustrerà non solo il tipo di prodotti desiderati, ma anche gli usi e le applicazioni che l’azienda intende per la scelta finale del prodotto.
Le RFC sono un mezzo eccellente per concentrare gli sforzi per acquisire i prodotti aziendali desiderati, in quanto solo i fornitori che forniscono il tipo di prodotti che la società sta cercando potranno presentare una proposta. Spesso, le richieste di capacità sono organizzate in modo da dettare gli standard che un fornitore deve soddisfare per partecipare al processo di proposta e spesso specificano un formato specifico che deve essere utilizzato come parte della partecipazione.
Controllando la struttura delle risposte alla richiesta di capacità, è molto più facile per un’azienda valutare ciascun fornitore qualificato sui singoli punti contenuti nel documento. Il mancato rispetto dei termini della richiesta di capacità, come la scelta di riorganizzare le sezioni in modo soddisfacente per il fornitore, dimostra l’incapacità di rispondere alle domande in modo efficiente e capace e spesso porterà alla squalifica del fornitore dalla considerazione fase del processo.
Il punto di una richiesta di capacità è determinare quali prodotti sul mercato soddisfano le esigenze e i desideri in relazione ad alcuni segmenti del processo operativo. Una richiesta di capacità può essere emessa per qualsiasi tipo di prodotto che è considerato un acquisto importante. In genere, una società può scegliere di emettere una richiesta di capacità per articoli ad alto costo come progetti software operativi o di contabilità personalizzati, attrezzature come postazioni di lavoro informatiche, server di rete, fax per più reparti o sedi e dispositivi di stampa.
Dal punto di vista dei fornitori, ricevere una richiesta di capacità rappresenta un’opportunità per garantire un rapporto di lavoro redditizio con un cliente, rispondendo a ciascun punto o preoccupazione presentato nella richiesta di capacità. I venditori che sono disposti a lavorare entro i perimetri stabiliti dal documento e forse trovano il modo di aggiungere alcuni vantaggi extra che vanno al di là delle esigenze e dei desideri dichiarati dell’azienda nelle sezioni giuste, diventeranno spesso il fornitore preferito.