Una richiesta di preventivo (RFQ) è un invito a presentare offerte, generalmente inviate a diversi potenziali fornitori, che richiedono prezzi fissi su prodotti o servizi relativamente standard o di tipo merceologico. Tali sollecitazioni per le offerte competitive di solito richiedono agli intervistati di fornire più dei costi stimati. Le organizzazioni che iniziano una richiesta di preventivo in genere forniscono specifiche dettagliate per l’oggetto in questione e chiedono agli offerenti di confermare che il loro prodotto o servizio soddisfa o supera tutto quanto specificato. I richiedenti normalmente richiedono anche impegni per le date di consegna, i termini di pagamento, l’assicurazione della qualità e il periodo di tempo in cui il prezzo quotato sarà in vigore. Esiste praticamente sempre una scadenza per l’invio di un documento di richiesta di offerta.
La richiesta di preventivo è vantaggiosa sia per le organizzazioni richiedenti che per le offerte. Le società richiedenti accrescono il loro potere d’acquisto offrendo loro l’opportunità di negoziare con i candidati di più fornitori. Aumentano anche la loro probabilità di ricevere il miglior prezzo perché tutti i venditori sanno di essere in un gioco di offerte e probabilmente offrono prezzi altamente competitivi. I potenziali fornitori in genere apprezzano l’opportunità di competere per le imprese in condizioni di parità.
In generale, Internet abbonda di modelli per lo sviluppo di RFQ e risposte RFQ efficaci. Inserendo termini come “richiesta di preventivo” o “RFQ” seguiti da parole aggiuntive come “esempio”, “campione”, “risposta” o “esempio di risposta” in un motore di ricerca di Internet, dovrebbe essere visualizzata una vasta gamma di esempi da rivedere. Sono anche disponibili online modelli standardizzati per lo sviluppo e la risposta a una richiesta di preventivo, generalmente a un prezzo modesto. I cercatori di Internet possono trovarli facilmente aggiungendo “template” o “template” a qualunque cosa stiano cercando per restringere la ricerca.
La richiesta di preventivo è uno dei quattro documenti di “richiesta di” utilizzati frequentemente nel processo di acquisto aziendale. Altri due vengono utilizzati anche per le offerte competitive: la richiesta di proposta (RFP) e la richiesta di offerta (RFT). Le richieste di offerta, i parenti più vicini alle richieste di offerta, di solito vengono emesse per prodotti o servizi piuttosto complessi e richiedono che un preventivo sia integrato con una proposta scritta che descriva in dettaglio come il prodotto o servizio soddisferà le esigenze specifiche dell’organizzazione. La RFT è un annuncio di un’agenzia governativa di offerte aperte a tutti i fornitori per prodotti o servizi specificamente definiti. Il quarto documento nella categoria “richiesta di” è la richiesta di informazioni (RFI) – un documento che non richiede offerte ma piuttosto cerca solo informazioni su potenziali fornitori per qualificarle per l’inclusione negli elenchi di offerte RFQ o RFP o per avvisare loro che potrebbero ricevere una richiesta di offerta o richiesta di offerta.