Una struttura organizzativa formale si riferisce a un tipo di struttura organizzativa strutturata e pianificata che può essere adottata da un’organizzazione. Questo tipo di struttura organizzativa è l’opposto diretto di una struttura formale informale, che non aderisce a nessun tipo di struttura formale. Come suggerisce il nome, la struttura riguarda l’ordine delle operazioni all’interno dell’organizzazione. Cerca di definire i ruoli degli individui sul posto di lavoro e si aspetta che aderiscano ai ruoli designati.
Uno degli attributi di una struttura organizzativa formale è il fatto che divide i ruoli degli individui nell’organizzazione in modo gerarchico, dall’alto verso il basso. La posizione in alto è riservata all’individuo più importante dell’organizzazione. Questo livello di importanza scende verso il basso, definendo gli individui successivi e ciò che costituisce le condizioni dei loro vari uffici. Ad esempio, una società con molte filiali può avere un amministratore delegato (CEO), che è il dirigente più importante dell’organizzazione. Le varie filiali possono avere manager che si occupano delle loro filiali ma devono comunque rispondere al CEO. Ogni filiale avrà una struttura formale in cui i direttori delle filiali saranno i massimi dirigenti, seguiti dai vari capi dipartimento, seguiti dai supervisori, ecc.
Lo scopo di creare una struttura organizzativa formale in un’azienda è prevenire il caos che ne deriverebbe se gli individui non sapessero cosa ci si aspettava da loro in varie situazioni. Un altro motivo per la creazione di questo tipo di struttura è che le aziende possano essere più ordinate, organizzate ed efficaci. Tuttavia, può essere applicato alla maggior parte dei modelli di business; è utilizzato principalmente da grandi organizzazioni con molti dipendenti e divisioni.
Anche se una struttura organizzativa formale può rendere un’azienda più efficace, ha anche i suoi svantaggi. I vari livelli dei dipartimenti e della leadership creano un collo di bottiglia che può rendere noiosi tutti i processi decisionali importanti. Ad esempio, se i lavoratori di uno stabilimento produttivo hanno qualsiasi tipo di rimostranza, dovranno rivolgersi al proprio supervisore immediato, che potrebbe avere un supervisore generale. Il supervisore generale inoltrerà il reclamo al responsabile dell’impianto, che può inoltrarlo al dipartimento delle risorse umane. Quindi il dipartimento delle risorse umane esaminerà il reclamo e deciderà se inoltrarlo al direttore di filiale, che lo inoltrerà quindi al direttore regionale. Questo processo noioso continuerebbe fino a quando la denuncia non raggiungerà la sede centrale, attraversando nuovamente lo stesso processo fino a raggiungere il CEO.