Un’autorizzazione per la restituzione della merce è l’approvazione da parte del venditore della merce che consente all’acquirente di spedirla al venditore per la riparazione, la sostituzione, l’accredito o il rimborso. Autorizza il cliente a restituire la merce e il suo numero identificativo univoco riportato sull’etichetta di spedizione autorizza il reparto spedizioni e riceventi del venditore ad accettare la consegna del pacco contenente il reso. Una base di lunga data delle transazioni per corrispondenza, le autorizzazioni alla restituzione delle merci (RMA), chiamate autorizzazioni alla restituzione delle merci (RGA) in alcuni mercati, sono diventate molto più comuni alla fine del XX secolo quando i rivenditori sono entrati sempre più nel mondo del commercio online. Le vendite a distanza risultanti hanno reso la consegna e la restituzione della merce sempre più dipendenti dai servizi di spedizione e posta.
Nella maggior parte dei casi, quando i prodotti vengono venduti, l’acquirente ha il diritto di restituirli. Nella maggior parte dei tradizionali ambienti di vendita al dettaglio, il rivenditore ha una politica specifica per quanto riguarda i resi di merce, di solito limitandoli a un periodo di tempo relativamente breve dopo l’acquisto e specificando ulteriormente gli standard minimi per le condizioni di merce restituita per rimborso o credito. Il cliente riporta la merce al punto vendita con la documentazione dell’acquisto, generalmente una ricevuta, e la presenta per la restituzione. Se le circostanze sono coerenti con la politica di restituzione del venditore, il venditore accetta la merce restituita ed emette il rimborso o l’accredito. La merce viene normalmente rifornita nell’inventario del venditore e preparata per la vendita.
Gli acquirenti di merce proveniente da vendita per corrispondenza e da fonti online hanno generalmente lo stesso diritto di restituzione della merce, ma il processo presenta più una sfida logistica per il venditore. Nell’ambiente tradizionale, ad esempio, i resi vengono gestiti uno alla volta e di solito vengono esaminati sul posto dal venditore. Tutte le pratiche burocratiche vengono gestite anche in loco, così come il rimborso o il credito, e la transazione è completa quando il cliente si allontana. Quando un ordine postale o un cliente online avvia il processo di restituzione, se la richiesta è conforme alla politica di restituzione del venditore, viene emessa un’autorizzazione per la restituzione della merce. In molti casi, per motivi di efficienza, oltre che di responsabilità ambientale, l’autorizzazione alla restituzione della merce è incorporata nell’etichetta di spedizione utilizzata per consegnare la merce, quindi il cliente può riutilizzare l’etichetta di spedizione per restituire la merce. Altrimenti, quando il cliente prepara l’etichetta di spedizione per il reso, scrive semplicemente il numero di autorizzazione della merce di reso da qualche parte sull’etichetta.
Il processo di restituzione a lunga distanza è molto simile al processo in negozio. L’autorizzazione alla restituzione della merce acquisisce generalmente tutte le informazioni che verrebbero registrate in negozio e viene spesso stampata sullo stesso documento che il venditore fornisce al cliente come etichetta di spedizione, in modo che le informazioni pertinenti possano essere lette o scansionate dall’etichetta senza aprire il pacco al momento del ricevimento, facilitando la consegna del pacco di reso nella posizione corretta. Quando viene aperto il pacco di reso, viene esaminata la condizione della merce restituita e, se è accettabile, viene emesso il rimborso o il credito.
Un’autorizzazione per la restituzione della merce, quindi, è semplicemente la riduzione del processo di restituzione alla scrittura per facilitare il processo di restituzione della merce a lunga distanza per il rimborso. Lo stesso processo viene solitamente applicato alla spedizione di merce al venditore per la riparazione o la sostituzione. In tutti i casi, il processo di autorizzazione per la restituzione della merce rispecchia il processo seguito quando i clienti trasportano la merce nello stabilimento del venditore per restituirla.