Un’azione preventiva è qualsiasi misura adottata come mezzo per affrontare un difetto o debolezza in un processo prima che abbia l’effetto di danneggiare in modo significativo i risultati di tale processo. Questa strategia può essere utilizzata in una serie di contesti e in genere comporta gli sforzi della direzione per garantire che un’operazione funzioni con il massimo grado di efficienza possibile. Come strumento proattivo, l’azione preventiva cercherà di identificare i potenziali problemi prima che si presentino, implementare cambiamenti che minimizzano o eliminano il problema e consentono alla produzione di continuare senza effetti negativi.
L’origine di un’azione preventiva può provenire da qualsiasi numero di fonti. Un team di gestione può utilizzare i dati raccolti sul processo di produzione e identificare alcuni fattori che dovrebbero essere affrontati al fine di evitare un problema in via di sviluppo. A volte, i dipendenti che sono direttamente coinvolti nel processo di produzione possono notare qualcosa che ha il potenziale per influenzare negativamente l’operazione e lavorare con un manager per prevenire quell’effetto negativo. Talvolta anche i clienti possono fornire suggerimenti che a loro volta inducono il team di gestione a esaminare più da vicino alcuni aspetti di un prodotto o il modo in cui il prodotto viene fabbricato e a sviluppare alcune azioni che incorporano tali suggerimenti dei clienti.
L’azione preventiva può verificarsi in qualsiasi tipo di impostazione aziendale. Gli elementi essenziali del processo implicano l’identificazione di alcuni fattori che possono potenzialmente rallentare la produzione o ridurre la qualità in qualche modo. Una volta identificata la causa principale del potenziale problema, è possibile avviare il brainstorming di possibili soluzioni che elimineranno il problema. Ciascuna di queste soluzioni viene quindi eseguita attraverso un processo di simulazione per determinare se una o più creerebbe ulteriori problemi se implementata. Una volta identificata la migliore soluzione possibile, viene implementata e l’operazione può continuare allo stesso livello o forse anche a un livello di produzione ed efficienza più elevati.
Le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare azioni preventive per migliorare le loro operazioni. In un ufficio, questo tipo di azioni correttive può aiutare ad aumentare la produttività in termini di elaborazione delle attività amministrative quotidiane. Gli impianti di produzione possono adottare misure preventive per ridurre al minimo il rischio di guasti alle apparecchiature o contaminazione delle materie prime utilizzate nella produzione di merci. Anche un’impresa domestica può avvalersi del concetto generale di azione preventiva utilizzando il processo per identificare i problemi che potrebbero far deragliare la produttività e influire negativamente sul flusso di reddito e sviluppare processi che garantiscano che i livelli di reddito rimangano entro limiti accettabili.