Un’organizzazione formale è un gruppo in cui le attività dei membri sono coordinate e controllate. Tali gruppi hanno un minimo di due persone coinvolte, ma non esiste un limite superiore. Tali organizzazioni incorporano pratiche e sistemi comuni. Sono reti complicate. Le imprese sono un buon esempio di organizzazioni formali, ma anche enti di beneficenza, dipartimenti governativi e organizzazioni non governative sono organizzazioni formali.
Differiscono dalle organizzazioni informali nella loro struttura. Le organizzazioni informali sono più fluide e si evolvono naturalmente, mentre le organizzazioni formali sono più rigide. I membri di organizzazioni informali vengono riuniti attraverso obiettivi, credenze o bisogni comuni. Tutte le organizzazioni formali in una certa misura contengono elementi informali come i gruppi sociali e i desideri e le ambizioni personali dei loro membri.
Lo scopo di un’organizzazione formale è garantire la sua sopravvivenza. Organizzando la società, i leader o i proprietari si aspettano che la società o il gruppo raggiungano i propri obiettivi e obiettivi. Attraverso questo, sperano che l’organizzazione diventi un successo. A un livello inferiore, consente al personale di conoscere il proprio posto, di disporre di una divisione del lavoro e di coordinare le attività all’interno dell’organizzazione.
Le strutture all’interno di un’organizzazione formale tendono ad essere arbitrarie. Ciò significa che il vertice aziendale ha deciso quale sarà la struttura. La forma e i meccanismi impiegati dall’azienda dipendono da come l’azienda si è sviluppata e dalla filosofia di gestione. Alcune aziende si evolvono naturalmente man mano che crescono, mentre altre sono pianificate dall’inizio. Le aziende pianificate tendono ad avere strutture migliori di quelle che si evolvono.
Il vantaggio principale di una struttura formalizzata è la sicurezza e la protezione che offre ai dipendenti e alla direzione. Tutti all’interno dell’organizzazione conoscono il loro posto, il loro ruolo e a chi riferire. L’organizzazione crea una catena di comando per il management superiore, quindi divide l’azienda in dipartimenti. Questi dipartimenti, a loro volta, hanno le loro catene di comando.
Norme e regolamenti formali proteggono gli interessi soggettivi. In primo luogo, allineano l’organizzazione alle norme e ai regolamenti nazionali e locali. Hanno quindi stabilito il codice di condotta e le aspettative formali di una società. Definiscono le procedure per tutti gli elementi immaginabili delle pratiche dell’azienda. Hanno inoltre indicato le conseguenze in caso di mancato rispetto delle procedure.
La struttura organizzativa formale definisce anche il sistema di comunicazione interna dell’azienda. Questo regola il modo in cui ogni livello dell’organizzazione interagisce con quello sopra e quello sotto. Sono progettati per consentire alle informazioni di fluire su e giù lungo la catena di comando dell’azienda. Le aziende spesso consentono canali di comunicazione speciali per collegare direttamente la direzione superiore con i gradini inferiori dell’azienda.
Questo tipo di organizzazione cerca anche di regolarsi. Nota come supervisione, l’organizzazione stabilisce come i membri e le attività vengono esaminati e analizzati per migliorare le prestazioni. Ciò include pratiche commerciali come supervisione, formazione e gestione dei rischi.