Dirigenti, capi reparto, collaboratori esterni o lavoratori con paga oraria possono trovarsi tutti a cercare il miglior modulo per le spese di viaggio per segnalare correttamente i costi di spostamento per lavoro. I moduli per le spese di viaggio forniscono formati efficienti per molti tipi diversi di spese e per molti usi aziendali diversi. Scegliere il miglior modulo per le spese di viaggio significa adattare gli aspetti di quel modulo alle tue particolari esigenze per una rendicontazione accurata.
Coloro che desiderano il miglior modulo per le spese di viaggio per la loro attività dovrebbero pensare ai loro usi e obiettivi per la contabilità delle spese di viaggio: lo scopo principale del modulo di spesa sarà per la rendicontazione interna, per il rimborso all’interno dell’azienda o per la rendicontazione delle spese di viaggio all’Interno Agenzia delle entrate? Questi due usi dei modelli di modulo per le spese di viaggio sono molto diversi e la determinazione di obiettivi specifici consentirà ai pendolari impegnati e ad altri di trovare i moduli migliori che li aiutino a segnalare ciò che è necessario. Aiuta anche avere moduli chiari e facili da usare, con colonne specifiche per ogni diverso tipo di costo.
Un aspetto primario della scelta del miglior modulo per le spese di viaggio è la contabilizzazione del chilometraggio. Molte aziende, così come il servizio fiscale del governo federale, richiedono indicazioni sul contachilometri e altri bit di dati chiave per registrare con precisione le miglia percorse in un veicolo. I migliori moduli per le spese di viaggio forniscono queste informazioni, insieme ad altri costi specifici come pedaggi, ecc.
Un altro aspetto chiave nella scelta del miglior modulo per le spese di viaggio è quello di abbinare tale modulo ai diversi tipi di trasporto che un lavoratore utilizza comunemente. Molti moduli di spesa vengono creati solo per tenere traccia dell’uso personale del veicolo, ma altri includono rendiconti separati per treni, autobus e aeroplani, nonché altre forme di trasporto. I moduli dovrebbero anche avere categorie separate per le spese di viaggio come il cibo in quanto si applicano a uno specifico accordo di rimborso.
Insieme a tutte le voci specifiche in un report delle spese di viaggio, è anche importante scegliere i moduli delle spese di viaggio in base al loro formato. Con così tante cose in corso nel mondo degli affari di oggi su Internet, può avere molto senso selezionare i moduli in un formato digitale che può essere facilmente inviato a un ufficio contabile centrale. Il manager o altra persona incaricata dei moduli per le spese di viaggio dovrebbe pensare a quanto sarà facile “firmare” o includere in una “architettura orientata ai servizi” o “SOA” aziendale. Considerare tutto quanto sopra aiuterà i leader a fare le scelte migliori per un modulo per le spese di viaggio che funzioni.
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