Esistono diverse opzioni per il servizio telefonico aziendale, ognuna con evidenti vantaggi e svantaggi. Le quattro opzioni principali del servizio telefonico per le aziende sono il tradizionale PBX (Private Branch Exchange), il PBX mobile, il protocollo VoIP (Voice Over Internet Protocol) ospitato e l’hardware VoIP. Le aziende dovrebbero considerare principalmente i requisiti hardware e le capacità di espansione nella scelta di una soluzione telefonica aziendale.
Un tradizionale centralino privato (PBX) utilizza connessioni fisiche per collegare molte linee telefoniche aziendali. Utilizzando un PBX, le estensioni aziendali possono connettersi tra loro o a un chiamante esterno. I sistemi PBX tradizionali richiedono spesso un operatore umano, che dirige le chiamate e sceglie le connessioni corrette. Le aziende che possiedono già centralini PBX potrebbero non dover aggiornare a sistemi più recenti. Le aziende in rapida espansione, tuttavia, possono spesso beneficiare di una soluzione che non richiede l’installazione di hardware fisico.
Il PBX mobile è una soluzione di telefono aziendale che funziona in modo simile al PBX tradizionale, ma non richiede hardware. Invece di affidarsi a un centralino fisico e un operatore, i sistemi PBX mobili utilizzano software ospitato da un fornitore di terze parti. Le estensioni virtuali possono essere aggiunte al sistema e indirizzate ai numeri di cellulare dei dipendenti. Quando si riceve una chiamata, viene automaticamente indirizzata a uno dei telefoni cellulari disponibili. Il vantaggio principale del PBX mobile è la semplicità di aggiunta di nuove estensioni.
Il protocollo VoIP (Hosted Voice Over Internet Protocol) è un servizio telefonico molto simile al PBX mobile. Mentre le chiamate verso un PBX mobile vengono indirizzate ai telefoni cellulari dei dipendenti, le chiamate attraverso un sistema VoIP ospitato vengono inviate al software virtuale. Questa interfaccia software è spesso chiamata “softphone” e funge da interfaccia telefonica installata su un computer. Utilizzando microfoni o cuffie collegati al computer, i dipendenti possono effettuare e ricevere chiamate su Internet. Come per le soluzioni PBX mobili, il servizio di telefonia VoIP ospitato consente alle aziende di espandersi rapidamente senza acquistare hardware costoso.
L’hardware VoIP colma il divario tra un PBX tradizionale e i sistemi VoIP ospitati. Come il tradizionale PBX, l’hardware VoIP deve essere acquistato e installato in una sede aziendale. Invece di utilizzare le normali linee telefoniche per indirizzare le chiamate, tuttavia, l’hardware VoIP utilizza una connessione Internet. Ciò consente di aggiungere nuove estensioni in qualsiasi punto della rete di computer dell’azienda. L’hardware VoIP consente alle aziende di possedere e controllare il proprio servizio, senza fare affidamento su un provider VoIP di terze parti.