Per scrivere una relazione per la scuola o il lavoro, la chiave è una buona organizzazione del tuo tempo, del tuo materiale di ricerca e dei tuoi pensieri. Prima di iniziare, assicurati di aver compreso completamente il compito; chiedi chiarimenti al tuo insegnante o professore se c’è qualcosa che non capisci. Sapere quando il tuo rapporto è dovuto e concediti un sacco di tempo sia per la lettura che per il processo di scrittura. Una buona regola empirica è stimare il tempo che pensi ti servirà e poi raddoppiarlo. Questo ti darà tutto il tempo per scrivere un rapporto ben studiato, chiaro e conciso.
Il primo passo per scrivere un report di qualsiasi tipo è la ricerca. Se stai scrivendo una relazione su un libro, la tua fase di ricerca include la lettura del libro richiesto e l’annotazione dei personaggi principali e delle idee presentate. Per saggi e documenti di ricerca, dovrai consultare fonti affidabili per informazioni sul tuo argomento, raccogliere eventuali citazioni che utilizzerai e annotare le informazioni sulla fonte che dovrai citare in seguito. Verifica con il tuo professore se non sei sicuro di quali fonti siano accettabili; potrebbero esserci fonti specifiche che devi utilizzare per il tuo particolare incarico e altre che non sono consentite. Se stai scrivendo un rapporto sulla tua ricerca, assicurati che i tuoi appunti siano chiari e ben organizzati e che la tua ricerca sia completa.
La fase successiva della stesura di un report consiste nell’organizzare le informazioni. Molte persone trovano utile uno schema e alcuni insegnanti e professori ne richiedono uno. Uno schema è un buon modo per chiarire esattamente cosa vuoi che dica il tuo rapporto e in quale ordine presentare le informazioni. Se hai problemi con questa fase, può essere utile scrivere ogni fatto su una scheda. In questo modo, puoi facilmente riorganizzare e riorganizzare i tuoi dati finché non trovi il modo più chiaro per presentare le tue informazioni.
Quando scrivi un rapporto, il primo paragrafo darà il tono al resto della tua scrittura. Dovrebbe includere una dichiarazione di tesi, che è una singola frase che riassume il punto principale del tuo rapporto o il focus della tua ricerca. Il paragrafo iniziale può anche includere informazioni introduttive sui metodi di ricerca che hai usato o sulle fonti che hai consultato per sostenere i tuoi punti. Ricorda di mantenere il primo paragrafo breve e conciso. Stai semplicemente introducendo le tue idee principali; approfondirai ciascuno di essi più avanti nel rapporto.
Il corpo del tuo rapporto includerà tutte le tue informazioni di supporto. Limita ogni paragrafo a un’idea o concetto e sviluppa completamente il concetto con diverse frasi di supporto ben scritte. Per molti temi scolastici, da tre a cinque idee principali sono sufficienti per supportare la tua tesi, ma controlla sempre i requisiti del tuo compito. Se utilizzi informazioni parola per parola da un’altra fonte, assicurati di racchiudere le informazioni tra virgolette e di citare la fonte come richiesto dal tuo insegnante. Schemi e grafici possono essere utilizzati in questa sezione, ma assicurati che le informazioni siano pertinenti e migliorino i tuoi punti principali.
L’ultimo paragrafo della tua relazione dovrebbe riassumere i tuoi punti principali ancora una volta. Questo paragrafo conterrà anche i tuoi pensieri e le conclusioni finali. Dovrebbe, ancora una volta, essere breve e conciso, coprendo i fatti di base che vuoi che il tuo lettore capisca dopo aver letto il tuo rapporto.
Infine, non dimenticare la fase di editing della stesura di un report. Ciò includerà l’esecuzione della funzione di controllo ortografico del tuo elaboratore di testi e una lettura manuale del testo per rilevare eventuali errori che il controllo ortografico ha mancato. Leggi il tuo rapporto ad alta voce una o due volte; questo ti aiuterà a sentire le frasi che sono imbarazzanti o che non sono rilevanti per le tue idee principali. Se non sei sicuro delle tue capacità di editing, fare in modo che qualcun altro legga il documento ad alta voce ti aiuterà a identificare qualsiasi cosa nel tuo rapporto non sia chiara. Lo sviluppo di queste abilità ti aiuterà a scrivere un rapporto che sia lucido, di alta qualità e conciso.