I budget principali sono budget a livello aziendale che comprendono ogni aspetto dell’operazione aziendale, allocando determinate quantità di risorse a ciascun dipartimento o entità all’interno della struttura aziendale. La creazione di un master budget può essere gestita in diversi modi, a seconda della cultura dell’azienda. In alcuni casi, il budget viene preparato con un input minimo da parte di dipendenti esterni alla divisione finanziaria, mentre in altri casi ogni responsabile di reparto è responsabile della preparazione e dell’invio di un budget che viene rivisto ed eventualmente incluso nel budget principale. Esistono persino modelli che consentono a una combinazione di dipendenti stipendiati e orari di partecipare al processo di budget, un approccio che può avere il vantaggio di far sentire tutti più coinvolti nel continuo successo dell’azienda.
Uno dei modelli più comuni per lo sviluppo di un budget principale prevede la creazione di un team o comitato centrale in grado di identificare gli obiettivi dell’azienda per il prossimo periodo di bilancio. In genere, questo comitato coinvolgerà il funzionario finanziario aziendale e altri membri chiave del team esecutivo, insieme ai manager chiave all’interno dell’organizzazione aziendale. L’idea è quella di utilizzare i dati storici insieme alle proiezioni di reddito durante il prossimo periodo di budget per sviluppare un’idea informata di quante entrate è probabile che l’azienda generi. Da lì, il comitato può allocare fondi a ciascun dipartimento, richiedendo ai capi dipartimento di rivedere le allocazioni e quindi stabilire budget operativi per le loro aree di responsabilità. Tali budget dipartimentali vengono rivisti e, se ritenuti accettabili dai funzionari finanziari della società, sono inclusi nel budget aziendale o master.
Un secondo approccio è talvolta noto come metodo top-down. Con questo approccio al master budget, solo i membri chiave del team esecutivo partecipano attivamente alla preparazione del budget aziendale e all’allocazione dei fondi a ciascuna delle funzioni all’interno della struttura organizzativa. Quegli stessi membri del team esecutivo supervisionano anche i piani di budget per ciascun dipartimento, determinando efficacemente come quei fondi verranno spesi in ciascuna area dell’operazione e informando i manager su come condurranno i loro dipartimenti per rimanere all’interno del budget.
Un modello per lo sviluppo di un budget principale che è spesso utile nelle aziende più piccole è noto come approccio di base. In questo scenario, l’identificazione delle voci di budget e l’allocazione a tali voci è determinata coinvolgendo i dipendenti a ogni livello dell’operazione. L’idea è quella di raccogliere input e idee da dipendenti orari, supervisori, manager e dirigenti per creare un budget che sia praticabile e rifletta le preoccupazioni e gli obiettivi della più ampia gamma possibile di persone associate all’operazione. Questo livello di coinvolgimento, sebbene difficile da gestire, può far sì che i dipendenti si sentano maggiormente parte dell’operazione, un fattore che spesso può ispirare una maggiore spinta ad essere produttivi, evitare sprechi di risorse e in generale essere più consapevoli di ciò che si può fare per aiutare a mantenere l’azienda all’interno di quel master budget finale.
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