Il modo migliore per creare un ufficio virtuale economico è spesso approfittare del maggior numero possibile di servizi online gratuiti o economici. Potresti iniziare delineando le funzioni che desideri che il tuo ufficio virtuale abbia in modo da poter lavorare ognuna nel tuo budget. Alcuni dei componenti che potresti voler includere nel tuo ufficio virtuale economico sono un servizio di risposta al telefono, un indirizzo postale aziendale, un fax basato su Internet e uno spazio fisico condiviso. Un’opzione per un telefono aziendale è quella di utilizzare un servizio Voice over Internet Protocol (VOIP) economico o gratuito che consente di effettuare o ricevere chiamate ovunque sia possibile accedere a Internet. Su Internet sono disponibili anche servizi fax gratuiti o economici, che possono consentire di evitare l’acquisto di un apparecchio fax e il pagamento mensile di un telefono fisso.
Per una piccola impresa che sta appena iniziando o per chiunque richieda una grande flessibilità, la creazione di un ufficio virtuale economico può essere un’alternativa interessante al mantenimento di una sede fisica permanente. La quantità di denaro che spendi per creare un ufficio virtuale può dipendere da quanto elaborato e funzionale vuoi che sia. Se vuoi proiettare un’immagine molto professionale, ci sono aziende che possono offrire servizi di ufficio virtuale completi. Questi servizi includono in genere una posizione fisica per fare affari o incontrare clienti, un servizio di risposta al telefono condiviso e un indirizzo postale aziendale. Questa opzione è in genere più semplice della creazione di un proprio ufficio virtuale economico e può essere molto meno costosa della manutenzione di un ufficio permanente.
È inoltre possibile creare un ufficio virtuale economico utilizzando vari servizi offerti da diverse aziende. Un punto di partenza è un numero di telefono da chiamare per potenziali clienti, clienti e contatti aziendali. Ciò può essere ottenuto tramite un servizio di risposta condiviso, che consente di proiettare l’immagine di un segretario professionale che controlla le chiamate. Un’opzione meno costosa è quella di utilizzare un servizio VOIP che ti consente di effettuare e ricevere le tue chiamate via Internet da qualsiasi luogo ti trovi.
Altri mezzi di comunicazione aziendale possono anche essere integrati in un piano ufficio virtuale a basso costo. Un nome di dominio dal suono professionale in genere può essere registrato per pochissimi soldi. Questo dominio può quindi essere utilizzato per configurare un sito Web e anche per la posta elettronica. Su Internet sono disponibili anche servizi fax gratuiti ed economici e puoi anche prendere accordi per ricevere posta presso un servizio di casella postale privato o postale. Lo spazio ufficio in ambienti condivisi può in genere essere affittato su base oraria o giornaliera se è necessario un luogo per incontrare potenziali clienti.