La redazione di un piano di gestione delle attività comporta la definizione di obiettivi, l’elenco delle priorità, la pianificazione e l’elaborazione di piani alternativi per affrontare problemi imprevisti. Ogni area del piano deve essere chiaramente definita per fornire un modello per le attività per rispettare le scadenze e completare il lavoro assegnato. Un piano di gestione delle attività potrebbe includere la documentazione dei progressi in ogni fase di un progetto per valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Dovrebbe inoltre determinare le risorse necessarie e consentire la comunicazione dei risultati.
Il primo passo nella stesura di un piano di gestione delle attività definisce il lavoro che richiede attenzione. Imposta inoltre le tempistiche per ogni attività per giorno, settimana o mese. La parte del piano di definizione degli obiettivi descrive quali lavori devono essere eseguiti entro ciascun periodo di tempo. Questo elenco di aspettative potrebbe includere una sezione sui problemi che potrebbero interferire con le scadenze e su come gestire questi problemi.
Un elenco di priorità in genere mantiene organizzato un progetto e offre ai dipendenti un modo per determinare le attività che richiedono attenzione immediata. Le attività urgenti definiscono il lavoro che deve essere gestito immediatamente, come gestire le telefonate e i visitatori che entrano. Le attività importanti potrebbero includere la pianificazione di una riunione o presentazione imminente che influisce sulla società. I lavori considerati urgenti e importanti potrebbero sorgere in una situazione di crisi. Le attività non importanti in genere includono la visita con i colleghi o la partecipazione ad attività personali durante il lavoro.
La pianificazione di ogni attività rappresenta un altro componente della scrittura di un piano di gestione delle attività. Le tempistiche dovrebbero essere create per ogni lavoro necessario per completare l’intero progetto. Tali scadenze dovrebbero essere realistiche e prendere in considerazione le risorse finanziarie e umane disponibili. Le risorse possono variare in base al progetto, nei limiti del budget. Un piano di gestione delle attività dovrebbe analizzare le risorse necessarie e determinare se la società è disposta a investire in risorse per rispettare le scadenze.
È possibile che vengano elaborati piani di backup per affrontare problemi imprevisti che si presentano. I piani di gestione delle attività dovrebbero prevedere strategie alternative per affrontare eventi imprevisti. Questi piani alternativi preparano i dipendenti a gestire rapidamente i problemi senza la necessità di ridefinire gli obiettivi o stabilire nuove priorità.
Una volta che il piano di gestione delle attività è stato scritto, dovrebbe essere condiviso con i colleghi che lavoreranno insieme sul progetto. Se il piano prevede la delega di lavori a diversi colleghi o dipartimenti all’interno dell’organizzazione, tali problemi possono essere chiariti discutendo il piano. Questo processo garantisce che tutti stiano lavorando dallo stesso progetto per raggiungere gli obiettivi.
Il passaggio finale nella preparazione di un piano di gestione delle attività prevede un metodo per tenere traccia dei progressi, in particolare su grandi progetti suddivisi in attività secondarie. Monitorando i progressi, i supervisori potrebbero identificare le aree che necessitano di più risorse per mantenere il lavoro sulla buona strada. Potrebbero anche scoprire aree deboli per dipartimento o dipendente, dove il lavoro si impantana.