Sviluppare una comprensione dello scopo di un report di analisi del gap è in genere il primo passo per scrivere un documento utile. Un rapporto di analisi delle lacune esamina il divario tra lo stato attuale di un’azienda e i suoi obiettivi. Queste informazioni possono aiutare un’organizzazione a delineare un piano per il raggiungimento degli obiettivi. Il rapporto sull’analisi delle lacune rivede anche la storia dell’entità per determinare come ha raggiunto il suo stato attuale. Questo può aiutare i pianificatori a determinare quali metodi sono più desiderabili per apportare miglioramenti.
L’obiettivo principale della stesura di un rapporto di analisi delle lacune è in genere quello di dimostrare la comprensione dell’impatto di ciascun elemento nell’organizzazione. Questo è un modo efficace per trovare individui, dipartimenti e attività che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Sebbene possa essere utile osservare quanto bene un elemento dell’organizzazione funzioni da solo, lo scopo generale è determinare come ciascuno di questi pezzi influisce sull’intera operazione.
Nella maggior parte dei casi, un team elabora un rapporto di analisi del gap. Ciò è in parte dovuto al volume di lavoro necessario per effettuare un’analisi approfondita. È anche un buon modo per garantire che il rapporto non rifletta il punto di vista di una persona. Le informazioni per i rapporti sull’analisi delle lacune possono essere raccolte tramite interviste, sondaggi e l’esame di registri come quelli relativi alle finanze e alle risorse umane.
Uno degli elementi chiave di una relazione sull’analisi delle lacune è la dichiarazione del problema. Questo è un riepilogo dei problemi più urgenti che impediscono all’organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi. Tali questioni saranno integrate nel piano per fornire un punto di partenza per apportare miglioramenti.
Dopo che le informazioni sono state raccolte, è possibile creare un piano per colmare il divario tra lo stato attuale e desiderato dell’organizzazione. Alcune delle cose che potrebbero essere prese in considerazione durante l’elaborazione di questo piano includono le risorse necessarie, come denaro, tempo e persone. Il piano potrebbe anche descrivere quali strumenti o altri materiali sono necessari e possibilmente come possono essere ottenuti.
Un rapporto di analisi delle lacune in genere descriverà anche quale processo dovrebbe essere seguito affinché l’organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Ciò può includere scadenze, scadenze e metriche per misurare il successo. Un’analisi includerà spesso parametri di riferimento per obiettivi specifici in modo che i progressi siano uniformi e coerenti.
Alcune organizzazioni useranno un altro tipo di analisi per determinare quali passi adottare per colmare il divario. Questo è un esame dei punti di forza, di debolezza, di opportunità e minacce (SWOT) che sono correlati a una particolare impresa e si chiama analisi SWOT. Comprendendo questi attributi generali dell’azienda e le ragioni del divario, è possibile realizzare un piano globale di avanzamento.