Un database del flusso di lavoro è un luogo per la creazione, la revisione e la promozione di lavori in un sistema. Viene generalmente utilizzato per gestire un progetto con più utenti all’interno di un’area di lavoro virtuale condivisa o di uno strumento centralizzato. Quando un pezzo di dati o documentazione viene creato e si sposta attraverso un sistema di sviluppo e approvazione prima della consegna a un cliente, un database del flusso di lavoro può essere particolarmente utile nella gestione dell’assegnazione delle attività e nel monitoraggio delle scadenze in ogni fase.
In termini generali, un database può essere un luogo di archiviazione per informazioni. Sia che i dati siano molte piccole informazioni che si uniscono in un sistema più grande o che si tratti di uno sviluppo di grandi dimensioni che richiede input multipli, un database del flusso di lavoro fornisce un mezzo per interagire con i dati. A volte un database è uno strumento per il solo recupero delle informazioni, ma quando viene utilizzato per il flusso di lavoro, può diventare lo spazio principale per un’azienda o un progetto.
L’esecuzione di attività all’interno di un database del flusso di lavoro spesso inizia con la valutazione delle esigenze dei progetti, l’identificazione di quelli che richiedono l’accesso a funzioni specifiche e la creazione del database effettivo. In genere, qualsiasi sistema di flusso di lavoro tradizionale in atto presso un’azienda può essere trasferito su una piattaforma informatica. Se un disegno di progettazione hardware o un software, ad esempio, è stato creato su un singolo personal computer e quindi posizionato in una posizione condivisa su una rete aziendale, all’interno di un database del flusso di lavoro tale stesso disegno potrebbe essere creato e posizionato in un’area di lavoro simile a un disco di condivisione. Coloro che hanno il permesso di accedere all’area possono visualizzare o manipolare il disegno.
Quando un pezzo di dati si sposta attraverso un sistema per aggiunte e miglioramenti e spesso per l’integrazione in un prodotto più grande, è possibile utilizzare un database del flusso di lavoro per spostare il pezzo. Un cestino o una cartella centrale può contenere nomi di utenti che hanno un’attività da completare verso il completamento di un prodotto. Dopo che i dati sono stati avviati, possono essere ricontrollati nell’area del flusso di lavoro principale e assegnati alla persona successiva che deve lavorarci. Questa persona o reparto effettuerà gli aggiornamenti necessari e controllerà i dati per l’assegnazione al lavoratore successivo che può quindi approvare i dati e posizionarli in un’altra area del database.
Come sistema complessivo, un database del flusso di lavoro può essere utilizzato per creare la prima versione o iterazione di un articolo e può trasportare l’elemento fino al processo di approvazione della firma come richiesto per il completamento. Osservare la struttura organizzativa principale per il flusso di lavoro può mostrare una suddivisione simile a quella di un riepilogo cartaceo e una panoramica di un progetto. Fasi di sviluppo, scadenze per la consegna interna e ai clienti e persone responsabili lungo i passaggi per il completamento costituiscono spesso l’interfaccia della prima pagina del database del flusso di lavoro. I singoli utenti ricevono quindi notifiche o controllano le assegnazioni sul proprio PC per recuperare lavoro e completare le attività verso un obiettivo di lavoro comune.