Oggi, le piccole e grandi imprese a volte utilizzano i fornitori di outsourcing per gestire l’azienda in modo più efficiente e conveniente. Esistono diverse funzioni che possono essere esternalizzate con successo, tra cui buste paga, contabilità generale, servizi tecnologici e persino pubbliche relazioni. Trovare i fornitori giusti è importante per assicurarsi che queste importanti funzioni siano svolte in modo da favorire la tua azienda, piuttosto che creare più problemi di quanti ne risolvano.
Il tuo primo compito nel trovare i giusti fornitori di outsourcing è porsi alcune domande di base. Innanzitutto, perché esternalizzare in primo luogo? Spesso, il motivo è perché hai risorse limitate per l’azienda e devi tenere le spese il più basse possibile. Il costo dell’utilizzo dei fornitori per alcune delle vostre esigenze è in genere molto più basso degli stipendi e dei benefici che paghereste per far sì che il personale a tempo pieno gestisca quelle stesse funzioni.
Quindi, fai un elenco di ciò di cui hai bisogno. Ad esempio, se si desidera esaminare i fornitori di outsourcing per gestire il proprio libro paga, definire ciò che sarà necessario fare nell’ambito di quel progetto. Tutti i tuoi dipendenti sono pagati settimanalmente, due volte alla settimana o mensilmente? Hai dipendenti orari e dipendenti? Vuoi che il servizio gestisca tutte le ritenute e le segnalazioni all’agenzia fiscale competente? Conoscere ciò che si desidera che faccia il fornitore renderà molto più facile identificare potenziali partner del fornitore in grado di gestire tutte le attività senza particolari problemi.
Una volta che sai perché vuoi esternalizzare e cosa devi fare come parte del progetto di outsourcing, sei pronto a valutare fornitori specifici. Questo spesso inizia chiedendo preventivi o proposte per i loro servizi. Tieni presente che puoi inviare una richiesta di proposta specifica o RFP a ciascun potenziale partner. Includi un formato specifico per la risposta. Ciò renderà molto più semplice il processo di comparazione dei meriti e dei prezzi di ciascun potenziale fornitore.
Oltre a ottenere informazioni su prezzi e servizi di supporto, potresti anche voler ottenere referenze per ciascuno dei fornitori di outsourcing che consideri. Mentre un programma può sembrare molto buono sulla carta, si desidera essere sicuri che un determinato fornitore mantenga effettivamente tali promesse. Parla con altri che hanno utilizzato il fornitore e chiedi se il loro personale è sempre professionale, se svolgono le attività in modo tempestivo e con quale efficacia gestiscono qualsiasi tipo di situazione di emergenza che si presenta.
Solo dopo aver valutato ciascuno dei fornitori di outsourcing nell’elenco e aver scelto il fornitore che soddisfa le tue esigenze, dovresti prendere in considerazione la possibilità di firmare un accordo. Leggi tutti i termini e le condizioni prima di firmare qualsiasi cosa. Poni domande se esiste una clausola o una sezione che non capisci. Una volta che sei sicuro che tutto sia in ordine, rendi facile l’impegno e il riposo affinché le attività che hai assegnato al fornitore vengano gestite con cura ed efficienza.