Un report di contabilità generale è un documento contenente un resoconto dettagliato di ogni transazione effettuata da un’azienda per un determinato periodo di tempo. In passato, questo libro mastro era spesso scritto a mano, sebbene questi registri siano stati in gran parte sostituiti da rapporti computerizzati che elaborano tutte le informazioni disparate in modo molto più conciso e conveniente. È importante che un report di contabilità generale contenga tutte le informazioni finanziarie pertinenti che un’azienda ha accumulato, come entrate, spese, attività, passività e partecipazioni. La maggior parte delle pagine o dei fogli del libro mastro sono divisi a metà per mostrare come viene raggiunto l’equilibrio tra le aggiunte positive e negative al conto aziendale.
Per una grande impresa, tenere un conto di tutte le transazioni effettuate per un lungo periodo di tempo può essere estremamente difficile. Tuttavia, ciò deve essere fatto per fornire all’azienda una contabilità accurata e per garantire che la sua contabilità sia aggiornata. Poiché questo è il caso, i contabili aziendali utilizzano programmi per computer che prendono tutto ciò che un’azienda fa nel corso dei suoi rapporti commerciali e lo trasformano in un rapporto di contabilità generale.
È importante che un report di contabilità generale abbia accesso a ogni transazione effettuata da un’azienda. Ciò significa che i record di varie bollette o fatture dovrebbero essere inclusi da qualche parte nel report. Da queste transazioni di base, è possibile derivare raggruppamenti più ampi come bilanci e prospetto di profitti e perdite. Questi sottogruppi più ampi si uniranno quindi in un unico rapporto che mostra l’aspetto più pertinente dei rapporti commerciali di un’azienda.
Tale dettaglio consente a un’azienda di consultare il rapporto di contabilità generale in caso di incoerenza o confusione in termini di finanze. Semplicemente andando nell’area necessaria del libro mastro e rintracciando il conto pertinente, i contabili possono ottenere tutte le informazioni necessarie per spiegare la discrepanza. Per questo motivo, è fondamentale che il rapporto non lasci scoperte informazioni.
Ciascuno dei componenti del report di contabilità generale deve essere suddiviso a metà per mostrare addebiti e accrediti su quel particolare conto. Ad esempio, il bilancio avrebbe attività elencate come crediti e passività elencate come debiti. Ricavi e spese verrebbero divisi allo stesso modo nel conto profitti e perdite. Ciò consente di bilanciare tutte le informazioni, passaggio necessario nel processo contabile. Oltre alla sua utilità per la contabilità, il rapporto contabile può anche essere impiegato come strumento analitico dai manager che cercano modi in cui migliorare la propria attività.
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