Un assistente di progetto di solito aiuta un project manager o un direttore di progetto con i compiti necessari per eseguire un lavoro. Nella maggior parte dei casi, ci? include funzioni amministrative e amministrative. L’assistente del progetto potrebbe anche partecipare alle riunioni e sar? probabilmente responsabile di rispondere alle domande in assenza del responsabile del progetto. A seconda delle dimensioni del progetto, l’assistente pu? essere dedicato a un singolo lavoro e project manager o pu? assistere pi? di un manager su pi? di un progetto contemporaneamente.
Il nucleo del lavoro di un assistente di progetto ruota generalmente intorno alle funzioni amministrative e amministrative. La maggior parte dei progetti fa molto affidamento su file e fogli di calcolo, inclusi tempi, budget ed elenchi di attivit?. Mantenerli aggiornati, comunicare gli aggiornamenti e documentare le modifiche sono una parte fondamentale della gestione del progetto e sono compiti che generalmente ricadono sull’assistente quando ce n’? uno. Molte aziende hanno requisiti specifici per quanto riguarda ci? che deve essere documentato e ci? che deve essere conservato nei file fisici.
Altri tipi di documenti spesso ricadono anche sull’assistente del progetto. Ci? pu? includere la richiesta e la presentazione di moduli e permessi assicurativi, la compilazione di ordini di acquisto e altro ancora. Include spesso anche la gestione della corrispondenza, come la fornitura di rapporti e aggiornamenti regolari al cliente.
L’assistente del progetto parteciper? spesso alle riunioni e parteciper? alle teleconferenze. Ci? include in genere sia riunioni interne del team che riunioni con i clienti. In molti casi, l’assistente sar? incaricato di prendere appunti dalla riunione e di sviluppare e distribuire successivamente un rapporto sulla riunione. Una parte importante di tali rapporti ? l’identificazione degli elementi di azione e l’attribuzione della responsabilit? per ciascuno di essi. ? anche importante identificare le scadenze.
Mentre il responsabile o il direttore del progetto tradizionalmente ha pi? responsabilit? nel prendere decisioni, gestire le relazioni con i clienti e garantire che il progetto rimanga nel budget e nei tempi previsti, l’assistente deve essere sempre consapevole dello stato del progetto perch? pu? essere chiamato a rispondere alle domande se il gestore non ? disponibile. I project manager possono partecipare a riunioni, fuori malattia o in vacanza quando, ad esempio, un membro del team o un cliente richiede un’informazione. Sapere dove trovare i dati ? fondamentale.
Un assistente di progetto che non ? dedicato a un singolo progetto, ma ? piuttosto responsabile del supporto di pi? manager o di pi? progetti, sar? responsabile dell’esecuzione di questi compiti per ciascun progetto. Ci? significa che l’assistente deve essere molto organizzato. Deve anche essere in grado di stabilire le priorit? dei compiti e sapere cosa fare quando le richieste di due o pi? progetti sono in conflitto.