Un assistente di progetto di solito aiuta un project manager o un direttore di progetto con i compiti necessari per eseguire un lavoro. Nella maggior parte dei casi, ciò include funzioni amministrative e amministrative. L’assistente del progetto potrebbe anche partecipare alle riunioni e sarà probabilmente responsabile di rispondere alle domande in assenza del responsabile del progetto. A seconda delle dimensioni del progetto, l’assistente può essere dedicato a un singolo lavoro e project manager o può assistere più di un manager su più di un progetto contemporaneamente.
Il nucleo del lavoro di un assistente di progetto ruota generalmente intorno alle funzioni amministrative e amministrative. La maggior parte dei progetti fa molto affidamento su file e fogli di calcolo, inclusi tempi, budget ed elenchi di attività. Mantenerli aggiornati, comunicare gli aggiornamenti e documentare le modifiche sono una parte fondamentale della gestione del progetto e sono compiti che generalmente ricadono sull’assistente quando ce n’è uno. Molte aziende hanno requisiti specifici per quanto riguarda ciò che deve essere documentato e ciò che deve essere conservato nei file fisici.
Altri tipi di documenti spesso ricadono anche sull’assistente del progetto. Ciò può includere la richiesta e la presentazione di moduli e permessi assicurativi, la compilazione di ordini di acquisto e altro ancora. Include spesso anche la gestione della corrispondenza, come la fornitura di rapporti e aggiornamenti regolari al cliente.
L’assistente del progetto parteciperà spesso alle riunioni e parteciperà alle teleconferenze. Ciò include in genere sia riunioni interne del team che riunioni con i clienti. In molti casi, l’assistente sarà incaricato di prendere appunti dalla riunione e di sviluppare e distribuire successivamente un rapporto sulla riunione. Una parte importante di tali rapporti è l’identificazione degli elementi di azione e l’attribuzione della responsabilità per ciascuno di essi. È anche importante identificare le scadenze.
Mentre il responsabile o il direttore del progetto tradizionalmente ha più responsabilità nel prendere decisioni, gestire le relazioni con i clienti e garantire che il progetto rimanga nel budget e nei tempi previsti, l’assistente deve essere sempre consapevole dello stato del progetto perché può essere chiamato a rispondere alle domande se il gestore non è disponibile. I project manager possono partecipare a riunioni, fuori malattia o in vacanza quando, ad esempio, un membro del team o un cliente richiede un’informazione. Sapere dove trovare i dati è fondamentale.
Un assistente di progetto che non è dedicato a un singolo progetto, ma è piuttosto responsabile del supporto di più manager o di più progetti, sarà responsabile dell’esecuzione di questi compiti per ciascun progetto. Ciò significa che l’assistente deve essere molto organizzato. Deve anche essere in grado di stabilire le priorità dei compiti e sapere cosa fare quando le richieste di due o più progetti sono in conflitto.