La frase latina “ex officio”, che di solito viene tradotta come “a causa dell’ufficio di qualcuno”, si riferisce a una posizione che qualcuno detiene a causa del suo ufficio. Un classico esempio di una situazione in cui questo termine potrebbe essere usato è quello di descrivere ex officio i membri dei sottocomitati. È comune che il presidente di un comitato venga automaticamente inserito tra i membri di tutti i sottocomitati, rendendo il presidente un membro d’ufficio.
Per essere designato come membro d’ufficio di un gruppo, qualcuno non è tenuto a fare nulla. Questi membri non sono eletti o nominati, ma sono semplicemente inclusi automaticamente nel gruppo a causa delle cariche che ricoprono. Il concetto di avere membri di un gruppo che sono inclusi per natura del loro ufficio risale all’epoca romana, così come il termine stesso.
La posizione che conferisce diritti d’ufficio a qualcuno può essere quella a cui questa persona è eletta o nominata. Ad esempio, in alcune aree del mondo, lo sceriffo funge da medico legale d’ufficio e gli sceriffi possono essere nominati o eletti, a seconda della legge. Generalmente le persone devono dimostrare competenza per la posizione che ricoprono per ottenerla, e quindi questi membri hanno un livello di base di esperienza, capacità e abilità che possono applicare alle posizioni che ricoprono in virtù dei loro uffici.
Non ci sono diritti o privilegi speciali per i membri d’ufficio come regola generale e le loro attività non sono limitate. Tuttavia, è possibile che le attività in cui questi membri si impegnano siano limitate dallo statuto. Ad esempio, lo statuto può prevedere che tali membri non abbiano diritto di voto, il che significa che possono partecipare alle riunioni ma non possono votare sugli argomenti sottoposti a votazione.
Nella strutturazione degli statuti, le persone possono definire le situazioni in cui le persone ricevono lo status d’ufficio e possono anche stabilire chiaramente i confini delle persone che ottengono incarichi in ragione degli incarichi che ricoprono. L’obiettivo è quello di evitare una situazione in cui una persona abusi dei poteri conferiti a causa di un ufficio, e di stabilire chiare regole di ordine per l’organizzazione in modo che non ci sia confusione in caso di controversie in futuro. Lo statuto può anche essere modificato al variare delle circostanze per soddisfare le esigenze di un gruppo che potrebbe evolversi nel tempo.