I dati contabili sono un corpo di documentazione finanziaria che supporta una dichiarazione contabile. Le persone utilizzano tali dati per preparare rendiconti finanziari e dichiarazioni e i revisori possono esaminarli per confermare l’accuratezza di una dichiarazione. Le persone con controversie sui loro conti con una banca o un’azienda possono anche chiedere di vedere le informazioni contabili per determinare come l’azienda è arrivata a una determinata conclusione o equilibrio. Queste informazioni sono soggette a citazione in giudizio nei casi in cui le persone sospettano che un illecito legale sia responsabile di problemi contabili.
Alcune aziende conservano dati contabili elettronici. Il personale dell’ufficio contabilità inserisce le attività finanziarie in un sistema elettronico e il sistema può anche incontrare attività automatiche. Ad esempio, quando qualcuno fa scorrere una carta di debito al supermercato, il segnale raggiungerà il sistema contabile della banca e si verificherà un aggiustamento automatico per riflettere l’acquisto. Potrebbero essere disponibili copie cartacee per il backup della documentazione elettronica.
Altri dati contabili sono disponibili in formato cartaceo. Questo può includere cose come libretti degli assegni personali, ricevute e così via. Le aziende con documenti cartacei li conservano in un luogo sicuro per evitare perdite e possono fare copie per riferimento e comodità per assicurarsi di avere accesso alle informazioni quando ne hanno bisogno. A volte, possono essere presi provvedimenti per digitalizzare questi dati per renderli più comodi e di facile accesso, e alcuni vecchi record possono essere memorizzati su microfilm o in altri formati di archivio perché la documentazione originale non è più disponibile.
La legge richiede alle persone di conservare i dati contabili per un determinato periodo di tempo, ad esempio sette anni. Dopo questo periodo, le persone possono scegliere di distruggere o distruggere vecchi documenti finanziari, anche se molte aziende scelgono di conservarli, poiché potrebbero essere utili in futuro per indagini, rapporti comparativi e altre attività. Persone come i revisori fiscali e le autorità di regolamentazione possono chiedere informazioni contabili complete se hanno dubbi sui rendiconti finanziari e vogliono verificare le informazioni da soli.
Quando si esaminano i dati contabili, le persone prestano molta attenzione alle disparità apparenti o alle voci confuse. Ciò può includere prove di informazioni mancanti, documentazione su carta che non corrisponde alle dichiarazioni rese e altri segni di illeciti o errori. Quando qualcuno deve rivedere grandi volumi di informazioni contabili, può essere coinvolto un team di persone, per esaminare il materiale, nonché per ricontrollare il lavoro degli altri per assicurarsi che nulla sfugga alle loro attività di revisione.
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