I debitori vari sono un gruppo di debitori composto da molti debitori individuali. Sono raggruppati insieme perché ogni debitore effettua solo acquisti piccoli o poco frequenti e la registrazione separata di tutti i diversi debitori sarebbe difficile per i contabili. La pratica di registrare un gruppo di debitori vari è diminuita perché, mentre i libri mastri manuali richiedono una pagina separata per ogni cliente, il software di contabilità rende più facile registrare i singoli debitori. Se il cliente è frequente e fa spese sostanziali, allora gli viene dato un vero conto contabile e di solito acquisisce alcuni privilegi di spesa dall’azienda.
Ogni azienda registra i propri clienti e ciò che acquistano come parte della contabilità. Un debitore vario è un cliente che potrebbe entrare una volta alla settimana o meno e acquistare alcuni piccoli oggetti. Non c’è una reale frequenza nei suoi acquisti e gli acquisti non sono sostanziali, quindi il cliente è etichettato come debitore vario. La parola “vari” significa “vari” o “varie”, e il termine nel suo insieme si riferisce a un debitore che acquista un importo vario con frequenza varia.
Lo scopo di registrare vari debitori insieme invece di contare ogni debitore come individuo si riduce a una decisione di convenienza. Se ogni debitore diverso fosse registrato individualmente, il contabile dovrebbe aprire un conto debitore effettivo per quella persona, il che sarebbe frustrante sia per il contabile che per il debitore diverso. Il contabile non vuole passare tutta la giornata a inserire nuove informazioni sul conto e i clienti non vogliono creare un conto solo per acquistare pochi articoli, quindi essere raggruppati avvantaggia entrambe le parti.
Mentre il raggruppamento dei debitori vari è ancora utilizzato nella contabilità e nella contabilità, viene utilizzato molto meno rispetto ai tempi della contabilità manuale. Questo perché il software è in grado di creare rapidamente un conto per ogni tipo di debitore, mentre un contabile manuale dovrebbe riservare un’intera pagina del libro mastro per un nuovo debitore e scrivere tutte le informazioni a mano. Sebbene sia più conveniente che in passato, la maggior parte delle aziende mantiene ancora un conto di vari debitori, in parte perché è una pratica comune e in parte perché è ancora più veloce rispetto alla creazione di conti individuali.
L’opposto di un debitore vario è qualcuno che acquista una grande quantità di prodotti con frequenza regolare. Questo debitore sta spendendo così tanti soldi che deve essere aperto un conto individuale per questo cliente. A questi clienti vengono generalmente concessi privilegi di spesa, come sconti o spedizione accelerata, a causa della loro frequenza di acquisto.
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