Le caselle di posta vocale sono account di messaggi su un sistema di messaggistica vocale computerizzato. Quando un utente di posta vocale riceve una telefonata e il chiamante decide di lasciare un messaggio, il messaggio viene registrato e archiviato fino a quando l’utente non decide di recuperarlo e quindi eliminarlo o salvarlo. Sebbene la parola “scatola” possa incoraggiare le persone a visualizzare un contenitore fisico in grado di contenere messaggi, non è così. Invece, “box” viene utilizzato solo per indicare una parte designata del sistema che registra e archivia la posta vocale. Le caselle di posta vocale sono generalmente protette da password o codici di accesso per garantire la privacy e in genere forniscono una capacità limitata per l’archiviazione dei messaggi.
Quando una persona dice che deve controllare la sua casella vocale, di solito significa che deve chiamare un numero di telefono o accedere a un sito Web per ascoltare i messaggi registrati dai chiamanti che gli hanno lasciato su un sistema computerizzato. La parte di questo sistema informatico che è riservata solo a lui e ai suoi messaggi è quella che le persone chiamano casella vocale. Non esiste una casella fisica a cui una persona possa accedere per recuperare questi tipi di messaggi. Tuttavia, questa casella di posta funge da luogo di attesa per i suoi messaggi vocali più o meno allo stesso modo in cui una normale casella di posta fornisce uno spazio per conservare e recuperare la propria posta.
Di solito, un utente di posta vocale stabilisce una password per recuperare i messaggi dalla sua casella di posta vocale. La protezione con password ha due scopi fondamentali. Innanzitutto, fornisce un sistema organizzativo per la società di posta vocale: le combinazioni di nome utente e password consentono all’azienda di separare aree specifiche per ciascun utente, consentendo loro di accedere direttamente ai propri messaggi. In secondo luogo, richiedere a una persona di avere una password per accedere ai suoi messaggi aiuta a garantire la privacy. Finché non condivide la sua password con nessun altro, gli consente di mantenere privati il suo account e i suoi messaggi.
È interessante notare che le caselle vocali hanno spesso una capacità limitata. In questo modo, sono simili alle normali cassette postali. Le caselle di posta vocale di solito hanno spazio sufficiente solo per un certo numero di minuti o ore di messaggi. Se un individuo supera la quantità di spazio assegnato per i suoi messaggi, i suoi chiamanti possono ricevere un messaggio registrato che li informa che la casella di posta dell’utente di posta vocale è piena. Per consentire ai suoi chiamanti di lasciare messaggi aggiuntivi, l’utente di solito dovrà cancellare alcuni di quelli che sono stati memorizzati sul sistema.