Un front office dentale è il centro amministrativo e commerciale di uno studio dentistico. A seconda delle dimensioni della pratica e del numero dei suoi dipendenti, le attività nel front office dentale vanno dalla pianificazione degli appuntamenti all’elaborazione dei reclami assicurativi. I dipendenti di un front office dentale sono in genere personale amministrativo, sebbene alcuni possano avere una formazione o certificazione aggiuntiva nell’elaborazione dei reclami assicurativi o nell’amministrazione dello studio dentistico. Nelle piccole pratiche, un dentista può fare affidamento su un igienista o un assistente dentale per gestire parte del lavoro amministrativo.
I dentisti e gli igienisti dentali si prendono cura della salute orale dei loro pazienti. Mentre gran parte della loro attività si svolge nel back office e nelle sale istituite per il trattamento privato dei pazienti, uno studio dentistico è anche un business. Il personale del front office in genere gestisce gran parte delle attività dentistiche, sebbene in alcuni casi un dentista possa anche contrarre alcuni aspetti dell’amministrazione, come l’elaborazione dei reclami assicurativi o la preparazione delle trascrizioni, a fornitori esterni.
Il personale del front office dentale è in genere il primo punto di contatto per i pazienti dentali nuovi e di ritorno. In genere i pazienti devono prima contattare la receptionist o il responsabile dell’ufficio per fissare un appuntamento. Ai nuovi pazienti può essere chiesto di presentare le informazioni assicurative nel momento in cui fissano un appuntamento in modo che uno specialista assicurativo possa verificare la copertura. Una volta che il paziente arriva in ufficio, il personale del front office dentale probabilmente gestirà il check-in del paziente. Il personale dell’ufficio manterrà anche l’area di attesa del paziente.
Molti dentisti continuano a ricevere pagamenti direttamente dai clienti per i servizi, quindi almeno un membro del personale può essere responsabile della tenuta dei registri finanziari e della fatturazione dei clienti. Questa attività può essere combinata con la responsabilità della gestione dei problemi assicurativi, sebbene ciò non sia vero in tutti gli studi dentistici. In grandi pratiche, il personale del front office può essere attivo nel generare nuovi business per la pratica attraverso vari sforzi di marketing, comprese le promozioni di direct mail.
Altri compiti del personale del front office possono essere di interagire con venditori e fornitori. Ad esempio, un manager di front office può essere richiesto di essere la persona di contatto per proprietari e addetti alla manutenzione. Può anche essere responsabile per l’acquisto di forniture per l’ufficio, comprese le attrezzature dentali. Il personale del front office può essere responsabile del completamento, della manutenzione e del trasferimento dei file e delle registrazioni dei pazienti. Se il dentista accetta l’assicurazione, qualcuno nel front office dentale sarà in genere responsabile dell’elaborazione delle richieste di risarcimento e dell’educazione dei pazienti sulle loro prestazioni assicurative.