La gestione del personale civile è un processo utilizzato dalle organizzazioni militari per tenere traccia e lavorare con i civili da loro impiegati. Questi sistemi creano un cuscinetto tra i sistemi militari e i sistemi non militari, fornendo sia accesso ai lavoratori sia sicurezza dell’intelligence militare. La gestione del personale civile può assumere molte forme; da una parte del dipartimento delle risorse umane di una base militare al sistema informatico che contiene le informazioni relative ai lavoratori civili.
È molto raro che un’organizzazione militare non abbia un gran numero di persone non militari che svolgono compiti insieme ai soldati. Queste persone faranno di tutto, dal lavoro di pulizie, alla contabilità, alla gestione di interi dipartimenti. Mentre alcuni di questi lavoratori sono ex militari che ora svolgono un ruolo di supporto o di consulenza, molti di loro non hanno ricevuto alcuna formazione militare. Ciò crea una scissione di base nelle prospettive e nelle aspettative tra i civili e il personale militare.
Se utilizzato per descrivere un dipartimento all’interno di un’organizzazione militare, la gestione del personale civile è quasi sempre una sottosezione del dipartimento delle risorse umane. Questo dipartimento gestisce le attività quotidiane dei civili che lavorano in quella particolare base o su un progetto specifico. Oltre a gestire solo una parte dei lavoratori, questo è quasi lo stesso di altri dipartimenti delle risorse umane. L’unica vera differenza sta nel gestire così da vicino le normative governative e le autorizzazioni di sicurezza.
In un sistema di gestione del personale civile basato su computer, la complessità e le differenze sono molto maggiori rispetto a quelle dei sistemi di gestione standard. La differenza più evidente viene dai protocolli di sicurezza utilizzati. In molti sistemi aziendali, l’intero sistema è contenuto in un’unica barriera protettiva. I sistemi militari in genere hanno due sezioni di gestione nettamente diverse, una per i militari e una per i lavoratori civili.
Questi due sistemi sono separati l’uno dall’altro, ma hanno una notevole quantità di interazione. Il motivo principale di questa separazione è la sicurezza. Al fine di mantenere le informazioni sicure lontano dai dipendenti civili e da eventuali spettatori indesiderati, le informazioni militari sono tenute separate da quelle non militari. Quando un sistema richiede informazioni relative ad entrambi i gruppi, il sistema controlla i livelli di autorizzazione dell’utente e quindi crea un record combinato con le informazioni.
La seconda ragione principale per cui la gestione del personale civile è separata dal sistema militare è la differenza nei metodi utilizzati per governare i dipendenti. In un’azienda standard, ci possono essere lavoratori orari e retribuiti che hanno piani di pagamento e di indennità molto diversi tutti nello stesso sistema. Questo non si avvicina nemmeno alle differenze tra un sistema civile come quello e uno che utilizza informazioni militari. La metodologia a lungo termine e indenturata alla base di un contratto militare rende inappropriato un sistema civile in molte circostanze.