Un piano di rimborso è una strategia strutturata per rimborsare gli individui che hanno sostenuto spese per conto di un’altra entità. L’esempio più comune di questo tipo di piano ha a che fare con la copertura delle spese sostenute dai dipendenti nello svolgimento delle loro responsabilità lavorative. Piani di questo tipo consentono di garantire il rimborso tempestivo del dipendente, aiutando anche il datore di lavoro a tenere registrazioni accurate dell’intero costo associato all’esecuzione di un determinato compito.
I piani di rimborso possono essere strutturati come responsabili e non responsabili. Un piano responsabile prevede che il dipendente presenti le ricevute per le spese che possono essere rimborsate. Un piano di rimborso non responsabile copre le spese in cui non è richiesta alcuna ricevuta, sebbene il dipendente debba dichiarare la spesa per iscritto prima di essere rimborsato. Ad esempio, un dipendente che porta i clienti fuori a cena dovrà presentare la ricevuta del pasto per essere risarcito delle spese. Allo stesso tempo, se il dipendente utilizza il proprio veicolo privato nello svolgimento di attività per conto del datore di lavoro, presenta l’importo totale del chilometraggio utilizzato, solitamente su un buono spesa o su un modulo di richiesta. Il datore di lavoro determina l’importo del rimborso erogato, sulla base della normativa vigente e delle prassi applicabili.
In termini di detrazioni fiscali, un dipendente che partecipa a un piano di rimborso non è normalmente autorizzato a richiedere le spese compensate come detrazioni sulla dichiarazione dei redditi personale. Il datore di lavoro può richiedere le spese rimborsate a titolo di detrazione, fatte salve le disposizioni contenute nella normativa fiscale vigente nella giurisdizione in cui ha sede l’impresa. In alcuni paesi, il dipendente potrebbe dover dichiarare alcune forme di rimborso come reddito, soprattutto in situazioni come il chilometraggio in cui non sono previste spese vive specificamente documentate.
Una vasta gamma di spese può essere coperta in un piano di rimborso. I dipendenti che viaggiano come parte del loro lavoro sono spesso autorizzati a presentare spese come biglietto aereo, alloggio, noleggio auto e pasti per il rimborso. Un dipendente può anche essere risarcito per le spese sostenute mentre lavora a un progetto speciale per l’azienda, come ad esempio servire come rappresentante dell’azienda in un evento locale. Spesso, i regolamenti governativi definiscono l’ambito di ciò che è considerato una spesa rimborsabile e quali procedure devono essere seguite affinché il datore di lavoro possa richiedere il rimborso della spesa al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi. Questi regolamenti tipicamente modellano le politiche e le procedure interne utilizzate da un’azienda per strutturare ed eseguire il piano di rimborso.
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