Un registro delle risorse è uno strumento di contabilità utilizzato per tenere traccia delle risorse di un individuo o di un’organizzazione. Ci sono un paio di stili e varietà diversi e il registro avrà necessariamente un aspetto diverso a seconda delle specifiche di ciò che è stato registrato. Gli esempi più elementari sono poco più che registri e questi possono essere registrati su carta o in un taccuino. I registri più sofisticati vengono archiviati elettronicamente, spesso con l’uso di un sofisticato software di tracciamento che può tenere conto di cose come le fluttuazioni di valore nel tempo e le responsabilità fiscali previste. Il tipo più comune di registro è probabilmente un registro delle immobilizzazioni (FAR), che tiene traccia solo delle immobilizzazioni. Un’alternativa è un registro “corrente”, che tiene traccia delle attività più fluide come il denaro contante che entrano ed escono con più regolarità.
Capire le immobilizzazioni
Le immobilizzazioni sono generalmente definite come attività che non sono facili da convertire in contanti. Appezzamenti di terreno, edifici, macchine e veicoli sono alcuni degli esempi più comuni. Di solito è inclusa anche la proprietà intellettuale; si riferisce a beni non tangibili, inclusi brevetti, diritti d’autore, marchi e avviamento. Mentre un registro corrente conterrebbe articoli come forniture, beni prepagati e contanti in cassa, solo i beni che sono una parte standard delle attività di ammortamento di un’organizzazione sono inclusi in un FAR.
Scopo principale
Uno degli scopi più importanti di un registro dei beni è semplificare la tenuta dei registri. Il documento diventa un riferimento per scopi aziendali e per il monitoraggio dei beni e può essere utilizzato anche per scopi di ammortamento. Quando le organizzazioni calcolano l’ammortamento per i cespiti, il registro viene aggiornato. Offre un elenco completo in un’unica posizione di tutte le risorse, che fornisce ai contabili un modo semplice per trovare informazioni relative alle risorse e ai loro valori.
I registri sono inoltre particolarmente utili quando un’azienda calcola l’ammortamento. Questa è una parte standard della contabilità in cui una parte del valore di ogni attività viene spesata per un periodo specificato. L’ammortamento viene generalmente calcolato annualmente a fini fiscali e assicurativi. Un FAR contiene il nome di ogni asset e il valore contabile dell’asset. In contabilità, il “valore contabile” di un bene è il valore originale del bene meno l’importo totale ammortizzato.
Monitoraggio delle risorse e inventario
Molte aziende utilizzano i registri per tenere traccia delle risorse in più reparti e divisioni. Le organizzazioni occasionalmente fanno l’inventario per verificare l’esistenza di tutte le risorse e per tenere un elenco principale di ciò che è detenuto e dove. Idealmente, quindi, il registro dovrebbe contenere tutti i beni posseduti dall’azienda. Nella maggior parte dei casi un dipendente abbina ogni elemento del registro al bene posseduto.
Utilità per l’auditing
I revisori utilizzano questi registri anche come parte delle procedure di revisione standard. È fondamentale nelle organizzazioni che il registro sia completamente accurato. I revisori verificano l’esistenza dei beni utilizzando metodi casuali. Quando ciò si verifica, il revisore sceglie una risorsa dall’elenco e la ispeziona fisicamente. Questo processo di verifica viene utilizzato per garantire che i libri contabili dell’organizzazione siano precisi.
Nozioni di base sulla creazione
Quando si creano i registri inizialmente, le organizzazioni in genere utilizzano un approccio sistematico con le risorse elencate in ordine alfabetico o, forse, in base alla posizione. Qualunque sia il metodo scelto, spesso è richiesto un sistema di etichettatura. Consiste nell’etichettare le risorse con numeri di facile lettura. Questi numeri sono anche elencati nel registro per facilitare la determinazione dell’ubicazione fisica dei beni. Quando le aziende possiedono un gran numero di risorse diverse, l’etichettatura delle risorse è fondamentale nei processi di verifica delle risorse.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza un programma software progettato specificamente per tenere traccia delle risorse. Un programma software aiuta a organizzare l’elenco delle risorse ed è creato in modo univoco per consentire ai contabili la possibilità di monitorare ogni elemento e il valore di ciascuno. Altre organizzazioni tengono traccia dei beni tramite un programma di fogli di calcolo o un modello di registro delle risorse.
Smart Asset.