Die Tonbandtranskription ist der Prozess, bei dem aufgezeichnete Sprache aufgenommen und in geschriebenen Text umgewandelt wird. In den meisten Fällen wird diese Form der Transkription von Fachleuten verwendet, die während der Arbeit Notizen und Entdeckungen diktieren. Die Aufnahmen werden einem Transkriptionsdienst, einer Sekretärin oder sogar einem spezialisierten Computerprogramm übergeben, um den Ton in Text umzuwandeln. Dieser Prozess ist deutlich häufiger geworden als die ältere Methode, bei der die Transkription zum Zeitpunkt des Sprechens erfolgte. Es hat auch einige neue Karrieremöglichkeiten für Menschen eröffnet, die nicht in einer typischen Büroumgebung arbeiten können.
Transkription bedeutet im Allgemeinen, gesprochene Wörter zu nehmen und aufzuschreiben. Wenn ein Chef einer Sekretärin einen Brief diktiert, ist das eine Art mündlicher Transkription. Stenografen in Gerichtssälen, die das Verfahren zu Protokoll kopieren, verwenden ebenfalls die mündliche Transkription. Bis in die spätere Hälfte des 20. Jahrhunderts war die mündliche Transkription über Jahrtausende weit verbreitet. Erst mit der Erfindung kleiner und erschwinglicher Aufnahmegeräte wurde die Transkription auf Tonband möglich.
Der Begriff Tonbandtranskription stammt ursprünglich von dem Medium, mit dem die Nachrichten aufgezeichnet wurden. Der erste große Weg, ein Band für die Transkription zu erstellen, waren Reel-to-Reel-Recorder. Diese funktionierten für die damalige Zeit gut, aber die Größe und Komplexität der Maschinen führte schnell zu kleineren Kassettenbandsystemen. In neuerer Zeit erfolgt die Transkription auf Tonband häufig mit vollständig digitalen Geräten wie Diktiergeräten, Mobiltelefonen oder PCs. Auch wenn die Bänder schon lange weg sind, ist der Name geblieben.
Bei der Verwendung von aufgezeichneten Nachrichten muss eine Person nicht mehr anwesend sein, um die gesprochenen Worte zu transkribieren. Diese einfache Änderung hatte große Auswirkungen auf eine Reihe unterschiedlicher Geschäftspraktiken. Mit Aufzeichnungen könnte eine Person buchstäblich an jedem Ort, an dem sie ein Aufnahmegerät aufbewahren konnte, an Reden, Notizen oder Memos arbeiten. Mit moderner Aufnahmetechnik ist dies fast überall möglich. Die Aufzeichnung kann einfach an den Transcriber gesendet werden, wenn der Recorder sie senden möchte.
Daraus entstand auch eine neue Branche: Bandtranskriptionsdienste. In den meisten Fällen schickt eine Person Papierkopien oder digitale Dateien per E-Mail an eines dieser Unternehmen. Der Transkriptionist transkribiert das Audio und sendet die Informationen an den Verbraucher zurück. Dies erfordert weniger Zeit und Platz auf der Seite des Rekorders und reduziert die Kosten des Prozesses von einem Wochengehalt auf einen Service nach Bedarf.
Es gibt auch Computerprogramme, die zur Bandtranskription fähig sind. Diese Geräte lesen digitale Audiodateien und übersetzen die Sprachmuster in Text, oft ohne die Datei abspielen zu müssen. Dies beschleunigt zwar die Transkription drastisch, zuverlässige computerbasierte Methoden sind jedoch noch selten.