Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen 401k-Sparplan für den Ruhestand anbieten, kann ein 401k-Verwalter eine Schlüsselrolle für den Erfolg des Plans selbst spielen. Zu den grundlegenden Aufgaben des 401k-Administrators gehören die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter, die Budgetplanung und das Fondsmanagement. Die Person, die die Verwaltung des Plans übernimmt, kann ein interner Mitarbeiter, ein Vertreter des 401k-Anbieters oder ein Dritter sein.
Der 401k-Administrator ist die Person, die direkt für die Bereitstellung von Schulungen und Planungsunterstützung für alle Mitarbeiter verantwortlich ist. Dies kann die Durchführung von Schulungssitzungen umfassen, in denen verschiedene Planvorteile hervorgehoben werden, und die Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung von Planmaterialien und Anmeldeformularen. Der 401k-Administrator wird häufig zum Ansprechpartner bei der offenen Anmeldung, wenn neue Mitarbeiter zum ersten Mal in den Plan eintreten oder bestehende Planmitglieder Änderungen an ihren aktuellen Plandetails vornehmen müssen. Der Administrator ist auch dafür verantwortlich, neue Gesetze und Vorschriften zu kommunizieren, die sich auf die Handhabung des Plans auswirken können.
Die Kosten für die Ausführung des 401k-Plans selbst können auch vom 401k-Administrator verwaltet werden. Die Person in dieser Rolle hat oft ein direktes Mitspracherecht bei vielen Punkten, die die Betriebskosten des Plans beeinflussen, einschließlich der angebotenen Planleistungen, der Verfügbarkeit bestimmter Mittel im Plan und der Zuweisung verschiedener Plankosten an den Mitarbeiter, die planen oder eine Kombination aus beidem. Während zusätzliche Leistungen und niedrige Personalkosten gut funktionieren, um die Beteiligung zu erhöhen, tragen reduzierte Leistungen und höhere Personalkosten dazu bei, die Unternehmenskosten bezahlbar zu halten.
In Bezug auf das Fondsmanagement arbeitet der 401k-Administrator direkt mit dem Plananbieter zusammen, um festzulegen, welcher der vielen verfügbaren Investmentfonds den Mitarbeitern angeboten werden soll. Dies trägt maßgeblich zu den Plankosten bei und ist auch mitentscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihren Fondsangeboten. Obwohl es eine Fülle von Investmentfonds gibt, die durchweg höhere Renditen bieten als andere, sind diese Fonds oft mit höheren Investitionskosten verbunden. Der 401k-Administrator muss auch eine Vielzahl von Fondsoptionen mit geringem Risiko und geringer Rendite berücksichtigen, vor allem für Mitarbeiter, die es vorziehen, ihre Ersparnisse vorsichtiger anzulegen.
Ein 401k-Plan kann einen bis drei Planadministratoren haben. Mittelständische Unternehmen entscheiden sich oft dafür, diese Rolle intern zu behalten und ihren Mitarbeitern direkten Zugriff auf die Dienste des Administrators zu bieten. Auf der anderen Seite wenden sich größere Unternehmen häufig an Drittunternehmen, um einen Planverwalter zu stellen, wodurch die Haftung des Unternehmens in Bezug auf die Art und Weise, wie der Plan verwaltet wird, verringert wird. Kleine Unternehmen verlassen sich in der Regel auf die Verwaltungsdienste ihres Plananbieters.