Der Workflow umfasst die Phasen, die ein Unternehmen oder ein Mitarbeiter durchläuft, um seinen Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitzustellen. Ein automatisierter Arbeitsablauf liegt vor, wenn diese Phasen von Computern oder anderen Maschinen unterstützt werden. Um den Workflow-Prozess zu automatisieren, muss man zunächst die Prozessschritte aufschlüsseln. Nachdem das Unternehmen jeden Schritt des Workflow-Prozesses fest im Griff hat, umfasst die Erstellung eines automatisierten Workflows die Eingabe des Workflow-Prozesses in eine Workflow-Management-Software, die den Prozess dann automatisiert.
Der Hauptvorteil des automatisierten Workflows besteht darin, dass er den Mitarbeitern Arbeitszeit und damit dem Unternehmen Geld spart. Automatisierte Workflow-Software verfügt über Berichtsfunktionen, sodass ein Unternehmen erkennen kann, wann zusätzliche Mitarbeiter zur Bewältigung der Arbeitsbelastung benötigt werden oder wann das Unternehmen mehr Mitarbeiter hat, als es für sie benötigt. Der automatisierte Workflow eliminiert die manuellen Prozesse der Dateneingabe oder Übergabe einer Datei an die nächste Person, die an der Datei arbeiten muss. Stattdessen weisen automatisierte Workflow-Systeme nach Abschluss der ersten Aufgabe die nächste Person auf die nächste Aufgabe hin und alle am Prozess Beteiligten haben Zugriff auf dieselben Informationen.
Ein Beispiel für einen im Einsatz befindlichen automatisierten Arbeitsablauf ist der eines Krankenhauses. Beim automatisierten Workflow erhält die Pflegekraft, wenn eine Rezeptionistin einen Patienten in das System im Wartezimmer eincheckt, auf dem Computer eine Warnung, dass ein Patient wartet und in welchem Zimmer. Nachdem die Krankenschwester Informationen vom Patienten gesammelt und in den Computer eingegeben hat, erhält der Arzt eine Benachrichtigung über den Patienten und in welchem Zimmer der Patient wartet. Wenn die Krankenschwester und der Arzt Informationen eingeben, generiert ein automatisierter Workflow die Informationen zurück an die Empfangsdame, die die Patientenbelastung verwaltet.
In diesem Beispiel erspart der automatisierte Arbeitsablauf dem Personal die mehrfache Eingabe von Patientendaten in das Computersystem oder die Patientenakte – wenn die Empfangsdame den Patienten eincheckt, die Krankenschwester den Patienten sieht und erneut, wenn der Arzt den Patienten sieht. Dies reduziert die Wartezeiten für die Patienten, da die Patientendaten, nachdem die Empfangsdame beim Einchecken die Patientendaten eingegeben hat, automatisch an den Computer der Krankenschwester und wieder an den Arzt weitergeleitet werden, nachdem die Krankenschwester zusätzliche Informationen über den Patienten eingegeben hat. Dieser automatisierte Arbeitsablauf verschafft dem Krankenhaus mehr Effizienz und ermöglicht letztendlich eine bessere Versorgung der Patienten.