Ein Meeting-System ist eine Technik, die verwendet wird, um Meetings, Konferenzen oder andere Zusammenkünfte von Einzelpersonen reibungsloser ablaufen zu lassen, einvernehmliche Entscheidungen zu treffen oder anderweitig ein Ziel zu erreichen. Es gibt viele verschiedene Besprechungssysteme, die Unternehmen, Gruppen oder Regierungsbehörden zur Verfügung stehen, um Besprechungen effektiv zu erleichtern. Das verwendete Sitzungssystem wird oft von der Geschäftsführung eines Unternehmens festgelegt oder durch Mehrheitsbeschluss innerhalb einer Gruppe vereinbart. Ein System kann strukturiert oder unstrukturiert sein und ist oft an bestimmte Regeln und Zeitvorgaben gebunden.
„Robert’s Rules of Order“ ist ein gängiges Sitzungssystem, das von vielen Unternehmen und parlamentarischen Gremien verwendet wird. Das System wurde Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelt und verwendet eine Reihe von Regeln für die Durchführung eines Meetings. Meetings, die nach Robert’s Rules of Order abgehalten werden, haben oft einen Vorsitzenden oder Präsidenten, der die Ereignisse überwacht. Die Regeln regeln, wer zu Wort kommt, wie lange diese Person zu Wort kommt, wie über Gegenstände abgestimmt wird und die Reihenfolge der Ereignisse innerhalb der Versammlung. Das System kann an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst oder von einer staatlichen Stelle, die es verwendet, geändert werden. Der Vorteil dieser Art von System besteht darin, dass es häufig verhindert, dass langwierige Debatten die Zeit bei Sitzungen monopolisieren, und einen geordneten Prozess zur Umsetzung von Zielen ermöglicht. Der Nachteil ist, dass die Regeln komplex und langwierig sind und daher viele Mitarbeiter möglicherweise nicht mit dem gesamten System vertraut sind.
Open Space ist ein viel weniger strukturiertes Besprechungssystem, das von einem Unternehmen oft bei einer Konferenz, einem Retreat oder sogar einer wöchentlichen Mitarbeiterversammlung verwendet wird. Bei diesem System werden den Teilnehmern zu Beginn ein Ziel oder mehrere Ziele bereitgestellt. Die Anwesenden teilen sich dann in Gruppen auf und versuchen im Verlauf der Veranstaltung mit kreativen Prozessen, das Ziel zu erreichen. Ein Open-Space-Meeting-System ist effektiv, um die meisten Mitarbeiter oder Teilnehmer in den Prozess einzubeziehen, aber die fehlende Struktur in diesem System ist möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet.
Unternehmen mit Mitarbeitern an mehreren geografischen Standorten können häufig ein Online-Meeting-System verwenden. Websites oder Softwareprogramme ermöglichen es einer Person, ein Meeting über das Internet zu veranstalten. Diese Programme verfügen oft über ein Abstimmungssystem, das verwendet werden kann, um über Themen zu entscheiden, und ermöglicht es den Teilnehmern, über Internet-Chat oder Sprachtechnologie teilzunehmen. Der Gastgeber kann dieses Meeting-System verwenden, um Telefonanrufe von Teilnehmern stummzuschalten und die Reihenfolge der Ereignisse festzulegen und festzulegen, wer wann sprechen darf. Diese Systeme ermöglichen es Benutzern häufig, PowerPoint-Präsentationen zu erstellen, Videos zu zeigen und Bildschirmfreigabetechnologien zu Schulungszwecken und zum Erreichen anderer Besprechungsziele zu verwenden.