Ein Druckaudit wird in der Regel von großen Unternehmen in Erwartung einer Druckdienstleistungsanfrage für ein Angebot oder eine Vertragsverlängerung durchgeführt. Der Hauptzweck eines Druckaudits besteht darin, Metriken zur aktuellen Druckernutzung, verschiedene Methoden für den Zugriff auf Druckressourcen zu sammeln und die Gesamtbetriebskosten im Zusammenhang mit Druckaktivitäten zu bestimmen. Der Begriff Wirtschaftsprüfung wird in der Regel mit einer detaillierten Finanzprüfung verbunden. Der Hauptzweck jeder Prüfung besteht jedoch darin, dass unparteiische Fachleute Informationen sammeln und einen formellen Bericht erstellen, um die Entscheidungsfindung auf der Führungsebene zu unterstützen.
Der Umfang eines Druckaudits muss zu Beginn des Prozesses klar definiert werden, um eine tragfähige Reaktion zu gewährleisten. Die Definition einer Druckfunktion oder eines zugehörigen Jobs ist kritisch, da Annahmen zu falschen Schlussfolgerungen führen können. Eine Druckprüfung kann beispielsweise Fotokopien, das Scannen von elektronischen Dokumenten und Druckaufträge oder eine Mischung dieser Optionen umfassen. In anderen Firmen oder Branchen kann der Druck alle externen Druckdienstleister oder Verträge für Artikel wie Broschüren, Broschüren und verwandte Artikel umfassen.
Der erste Schritt bei jedem Druckaudit besteht darin, Nutzungsmetriken zu sammeln. Alle Drucker verfügen über einen Kopienzähler, und digitale Einheiten speichern diese Informationen elektronisch. Einige Drucker sind als Multifunktionsgeräte bekannt und können drucken, scannen und kopieren. Die Metriken für jede dieser Aufgaben werden separat gespeichert. Einheiten, die sowohl Farb- als auch Schwarzweißoptionen haben, trennen diese beiden Aufgaben ebenfalls, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen.
Ein umfassendes Druckaudit muss Informationen darüber enthalten, wie auf Druckressourcen zugegriffen wird. Es gibt oft mehrere Prozesse innerhalb derselben Organisation, und dies kann auf der Art der Dienste basieren, auf die zugegriffen wird. Ein modernes Büro verfügt beispielsweise über einen vollständig vernetzten Drucker, der normalerweise von einer Gruppe von Personen gemeinsam genutzt wird. Andere Einrichtungen können individuelle Drucker haben, die sich an jeder Arbeitsstation befinden. Große Druckaufträge oder Sonderwünsche können an eine ausgewählte Liste von Anbietern oder einen zufällig ausgewählten Anbieter aus dem Telefonbuch gesendet werden.
Die Gesamtbetriebskosten für alle druckbezogenen Aktivitäten sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Druckprüfung. Diese Informationen müssen die Fixkosten für Geräte, Verbrauchsmaterialien, Reparaturleistungen, externe Druckkosten, Strom und Platzbedarf umfassen. Für die meisten Unternehmen sind die Gesamtkosten der Druckaktivitäten recht hoch und ein guter Ort, um kostensparende Maßnahmen einzuleiten. Bei der Messung der Gesamtbetriebskosten muss auch die Zeit des Personals für die Wartung und den Support dieser Einheiten berücksichtigt werden.