Ein Entwurfsdokument ist eine vorläufige Version einer schriftlichen Arbeit. Es wird normalerweise in geschäftlichen Kontexten erstellt, damit mehrere Personen es überprüfen und ihre Eingaben hinzufügen können, bevor das Dokument fertiggestellt wird. Im Geschäft mit Fachpublikationen ist ein Dokumententwurf alles, was noch den endgültigen Redaktionsprozess durchlaufen muss. Auf individueller Ebene ist ein Entwurfsdokument ein schriftlicher Bericht zu jedem Zeitpunkt, bevor er zur formalen Bewertung vorgelegt wird.
Wenn Angelegenheiten schriftlich festgehalten werden, wird im Allgemeinen davon ausgegangen, dass das, was auf dem Papier steht, die formale Position des Verfassers zu der Angelegenheit ist. Schriftliche Dokumente haben rechtlich einen besonderen Stellenwert und können objektiv analysiert werden, da sich das Geschriebene und Eingereichte auf einem Dokument nicht spontan im Sinne einer mündlichen Argumentation ändern kann. Die Formalität des schriftlichen Formats, die Folgen der schriftlichen Verpflichtung und die Unmöglichkeit, ein schriftliches Dokument nach der Einreichung zu ändern, haben die Notwendigkeit des Entwurfsformats getrieben.
Dokumente, die als Entwürfe gekennzeichnet sind, binden den Autor nicht an das, was sich auf der Seite befindet. Entwürfe ermöglichen es den Menschen, den Inhalt des Schreibens durchzuarbeiten, entweder der Autor selbst oder in Zusammenarbeit mit anderen. Ein Entwurfsdokument kann verschiedene Änderungsrunden durchlaufen, die zu unterschiedlichen Entwurfsversionen führen. Sobald das Entwurfsdokument den Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess durchlaufen hat, ist es abgeschlossen.
Einige Textverarbeitungsprogramme haben typischerweise die Notwendigkeit angesprochen, dass Entwurfsdokumente einem Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess unterzogen werden, indem sie es dem Verfasser ermöglichen, ein Dokument in verschiedenen Versionen zu speichern. Dies ermöglicht es dem Verfasser, zu einer früheren Version des Entwurfs zurückzukehren, wenn der Überarbeitungsprozess den Zweck des Dokuments beeinträchtigt. In Geschäftsumgebungen ist das Textverarbeitungsprogramm über einen Server vernetzt, sodass Personen, die den Entwurf überprüfen müssen, ihn aus dem System auschecken, Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen und ihn als neue Version wieder einchecken können, die andere anzeigen können. Anwaltskanzleien sind eine Art von Unternehmen, die diese Art von Dokumentenentwurfssystemen verwenden.
Der kollaborative Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess ist so wichtig, dass Softwaredienstleistungsunternehmen die Leistungsfähigkeit des Internets nutzen, um es Benutzern zu ermöglichen, ein Entwurfsdokument gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten. Bei der vernetzten Version des Dokumentenprüfsystems kann immer nur eine Person das Dokument auschecken. Mit Collaboration-Software, die über das Internet läuft, kann ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig angezeigt und bearbeitet werden. Die Software verfolgt, wer den Entwurf bearbeitet und behält eine nahezu unbegrenzte Anzahl vergangener Versionen.