Ein Lohnbuchhaltungsjournal ist ein spezielles Buchhaltungsjournal, das Informationen über die Personalabteilung des Unternehmens enthält. Unternehmen verwenden ein Gehaltsjournal, um Informationen zu Löhnen, Gehältern, Lohnsteuern, Sozialleistungen und anderen Informationen zu erfassen. Spezielle Zeitschriften ermöglichen es Unternehmen, Informationen zu trennen, um die Leistung ihres Unternehmens leicht zu überprüfen und zu bewerten. Unternehmen mit mehreren Dutzend oder Hundert Mitarbeitern können eine Reihe von Lohnjournalen verwenden, um Informationen nach bestimmten Gruppen und/oder Arten von Informationen aufzuschlüsseln.
Das Gehaltsjournal bietet Unternehmen drei wesentliche Vorteile. Unternehmen können Arbeitsklassen aufteilen, Zeit beim Buchen von Informationen in ihr Hauptbuch sparen und Dateneingabefehler reduzieren. Viele Unternehmen trennen ihre Arbeitsarten in Buchhaltungsjournalen und -büchern. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, spezifische Aufzeichnungen über Art und Anzahl der Mitarbeiter zu führen, die für die Ausführung bestimmter Geschäftsfunktionen verwendet werden. Die grundlegende Journaltrennung umfasst Gehalts- und Stundenmitarbeiter. Darüber hinaus können diese Journale Mitarbeiter auch nach Abteilungen, Abteilungen oder anderen spezifischen Informationen trennen.
Die Personalabteilungen sind in der Regel für die Pflege der Gehaltsabrechnungsinformationen eines Unternehmens verantwortlich. Personalleiter und Mitarbeiter verfolgen Informationen über die von jedem Einzelnen im Unternehmen geleisteten Arbeitsstunden, Provisionen oder Boni, Zusatzleistungen und andere Informationen. Die Verwendung eines Gehaltsjournals ermöglicht es Personalmanagern, diese Informationen getrennt von den anderen Buchhaltungsinformationen des Unternehmens zu überprüfen. Die Personalabteilung erstellt in der Regel Journaleinträge für jede Abrechnungsperiode und bucht diese Informationen in das Abrechnungsjournal. Sobald das Gehaltsjournal für die gesamte Abrechnungsperiode abgeschlossen ist, leiten die Personalverantwortlichen diese Informationen zur Aufnahme in das Hauptbuch des Unternehmens an ihre Buchhaltungsabteilung weiter.
Dateneingabefehler können von Unternehmen reduziert werden, die ein Gehaltsjournal verwenden. Lohnbuchhaltungsjournale können getrennt vom Hauptbuch des Unternehmens abgestimmt werden. Dieser Abgleich stellt sicher, dass nur Gehaltsabrechnungsinformationen in das Journal aufgenommen werden. Unternehmen, die regelmäßige Buchhaltungsinformationen in die Gehaltsabrechnungsinformationen einbeziehen, können bei der Überprüfung von Gehaltsabrechnungsinformationen einen schwierigen und zeitaufwändigen Prozess verursachen. Geschäftsinhaber, Direktoren und Führungskräfte auf Führungsebene möchten möglicherweise auch Gehaltsabrechnungsinformationen getrennt von regulären Buchhaltungsinformationen überprüfen.
Gehaltsabrechnungsinformationen werden in das Hauptbuch eines Unternehmens aufgenommen, um sicherzustellen, dass alle Informationen aus dem Sonderjournal im Jahresabschluss des Unternehmens enthalten sind. Informationen zur Gehaltsabrechnung sind in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz eines Unternehmens enthalten. Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält Angaben zum Lohnaufwand für die laufende Abrechnungsperiode. Die Bilanz enthält Angaben zu zu zahlenden Löhnen oder zu zahlenden Leistungen. Zu zahlende Leistungen beziehen sich in der Regel auf Informationen wie Arbeitgeberbeiträge zur Gesundheitsversorgung oder Altersvorsorge.